Mae’r cyngor hwn wedi’i fwriadu ar gyfer pobl neu sefydliadau sydd â diddordeb mewn cymryd rhan yn yr Archwiliad ar gyfer cais. Mae’r Cyfarfod Rhagarweiniol yn gyfle i ddylanwadu ar sut caiff y cais ei archwilio.
Neidio i’r adran:
- Dechrau’r Archwiliad a’r Cyfarfod Rhagarweiniol
- A ddylwn fynd i’r Cyfarfod Rhagarweiniol
- Yr agenda a threfniadau
- Ar ddiwrnod y Cyfarfod
- Gosodiad ystafell y Cyfarfod Rhagarweiniol
- Nodyn y Cyfarfod Rhagarweiniol
- Recordiad sain y Cyfarfod Rhagarweiniol
- Datganiadau cyhoeddus neu wleidyddol, ymgyrchu a’r cyfryngau
- Ar ôl y Cyfarfod
- Trosolwg o’r broses NSIP
- Cyfres Nodiadau Cyngor 8
1. Dechrau’r Archwiliad a’r Cyfarfod Rhagarweiniol
1.1 Ar ôl i’r cyfnod Sylwadau Perthnasol ddod i ben, bydd yr Awdurdod Archwilio yn gwahodd partïon â buddiant i gyfarfod cychwynnol o’r enw’r “Cyfarfod Rhagarweiniol”. Caiff y gwahoddiad ei anfon at bartïon â buddiant trwy’r e-bost neu’r post o leiaf 21 niwrnod cyn i’r Cyfarfod Rhagarweiniol gael ei gynnal.
1.2 Diben y Cyfarfod Rhagarweiniol yw ystyried sut caiff y cais ei archwilio. Mae pob Archwiliad yn unigryw ac wedi’i lunio i adlewyrchu amgylchiadau penodol pob achos. Yn y Cyfarfod Rhagarweiniol, bydd y partïon yn gallu gwneud sylwadau ar yr Amserlen Archwilio ddrafft a gyhoeddwyd gan yr Awdurdod Archwilio cyn y Cyfarfod. Cyn y Cyfarfod, bydd yr Awdurdod Archwilio hefyd yn rhoi gwybod i bartïon am ei asesiad cychwynnol o’r prif faterion.
1.3 Bydd y cyfnod o 6 mis o Archwiliad yn dechrau y diwrnod ar ôl y Cyfarfod Rhagarweiniol.
2. A ddylwn fynd i’r Cyfarfod Rhagarweiniol?
2.1 Cyfarfod gweithdrefnol yw’r Cyfarfod Rhagarweiniol, sy’n helpu i lywio sut caiff y cais ei archwilio. Nid yw’n gyfle i bartïon â buddiant fynegi eu barn am yr hyn y maent yn ei hoffi neu nad ydynt yn ei hoffi am y cais. Bydd hynny’n digwydd yn ddiweddarach, wedi i’r Archwiliad ddechrau. Bydd yr Awdurdod Archwilio wedi darllen y safbwyntiau a fynegwyd yn y Sylwadau Perthnasol.
2.2 Yn y cyfarfod, caiff y bobl a’r sefydliadau a wahoddwyd eu gwahodd i wneud sylwadau ar yr Amserlen Archwilio ddrafft a’r trefniadau ar gyfer digwyddiadau archwilio yn y dyfodol, cyn i’r Awdurdod Archwilio gadarnhau’r amserlen.
2.3 Er enghraifft;
- Efallai y bydd digwyddiadau cyhoeddus lleol neu ddigwyddiadau eraill y disgwylir iddynt gael eu cynnal ar yr un pryd â dyddiad cau neu wrandawiad arfaethedig; neu
- Efallai y bydd lleoedd addas i gynnal gwrandawiadau sy’n gyfleus i’r gymuned leol, ond nad yw’r Awdurdod Archwilio yn ymwybodol ohonynt; neu
- Efallai y bydd grwpiau o bobl a fyddai’n elwa ar ddull gwahanol i’w helpu i gymryd rhan yn yr Archwiliad, er enghraifft dylid ystyried patrymau gwaith ac anghenion teithio pobl wrth ystyried lleoliadau ac amseroedd gwrandawiadau.
3. Yr agenda a threfniadau
3.1 Caiff rhestr o’r materion yr hoffai’r Awdurdod Archwilio eu trafod yn y Cyfarfod Rhagarweiniol eu cynnwys yn y llythyr sy’n gwahodd partïon â buddiant i’r Cyfarfod, a elwir yn “llythyr Rheol 6”. Dylech ddilyn yr agenda sy’n cael ei phennu gan yr Awdurdod Archwilio yn y llythyr Rheol 6.
3.2 Caiff y llythyr gwahodd ei anfon at bawb a gofrestrodd yn barti â buddiant a phobl a sefydliadau penodol eraill sy’n bartïon â buddiant fel mater o drefn, fel awdurdodau lleol perthnasol ac ymgyngoreion statudol rhagnodedig. Caiff ei gyhoeddi ar dudalen y prosiect perthnasol ar y wefan Cynllunio Seilwaith Cenedlaethol hefyd.
3.3 Bydd y llythyr Rheol 6 yn cynnwys Amserlen Archwilio ddrafft, a fydd yn ffocws ar gyfer trafodaethau yn y Cyfarfod. Bydd yr Amserlen Archwilio ddrafft yn cynnwys mathau a dyddiadau dros dro y gwrandawiadau. Bydd hefyd yn cynnwys dyddiadau cau arfaethedig, fel ar gyfer derbyn sylwadau ysgrifenedig gan bartïon â buddiant. Nid yw’r dyddiadau cau yn yr Amserlen Archwilio ddrafft yn benodedig bryd hynny.
3.4 Os hoffech fod yn bresennol a siarad yn y Cyfarfod Rhagarweiniol, byddai’n ddefnyddiol pe gallech roi gwybod i’r Arolygiaeth Gynllunio ymlaen llaw, erbyn y dyddiad cau yn y llythyr Rheol 6. Bydd y llythyr hefyd yn cynnwys manylion am sut i gysylltu â thîm achos yr Arolygiaeth Gynllunio.
3.5 Wrth gysylltu â’r tîm achos, mae’n bwysig eich bod yn datgan eich rhif cyfeirnod unigryw a roddir yn y neges e-bost neu’r llythyr ac, os hoffech siarad, dylech amlinellu’r pwyntiau yr hoffech eu codi yn y Cyfarfod.
4. Ar ddiwrnod y Cyfarfod
4.1 Os gwnaethoch roi gwybod i ni’n flaenorol yr hoffech siarad yn y Cyfarfod, rhowch eich enw i aelod o’r Arolygiaeth Gynllunio er mwyn cadarnhau i’r Awdurdod Archwilio eich bod yn bresennol yn y Cyfarfod. Fel arfer, bydd desg wybodaeth wedi’i staffio gan staff yr Arolygiaeth ger mynedfa’r lleoliad.
4.2 Os hoffech siarad ac nad ydym yn eich disgwyl, efallai y byddwn yn gofyn ichi beth yr hoffech siarad amdano a ph’un a ydych yn barti â buddiant ai peidio. Os nad ydych yn barti â buddiant, efallai y bydd yn bosibl i chi siarad o hyd, ond bydd hynny’n dibynnu ar fel y gwêl yr Awdurdod Archwilio orau.
5. Gosodiad ystafell y Cyfarfod Rhagarweiniol
5.1 Fel arfer, bydd yr ystafell lle caiff y Cyfarfod Rhagarweiniol ei chynnal wedi’i pharatoi â gosodiad theatr, â rhesi o seddau.
5.2 Bydd yr Awdurdod Archwilio yn eistedd ar fwrdd ar y tu blaen i’r ystafell, a bydd y rhai sy’n bresennol yn y cyfarfod yn eu hwynebu. Bydd bwrdd â microffon arno yn wynebu’r Awdurdod Archwilio. Bydd yr Awdurdod Archwilio yn gwahodd pob parti â buddiant sydd wedi gofyn am gael siarad i ddod i’r tu blaen i eistedd wrth y bwrdd hwn a siarad yn uniongyrchol â nhw. Fel arfer, bydd microffon symudol ar gael os nad yw pobl yn gallu dod at y bwrdd yn y tu blaen, neu os nad ydynt eisiau gwneud hynny.
5.3 Weithiau, caiff byrddau eu darparu ar y tu blaen i’r ystafell i rai partïon sy’n debygol o fod â nifer o ddogfennau i gyfeirio atynt; yn enwedig yr awdurdod lleol, yr ymgeisydd neu grŵp gweithredu lleol. Mae hyn er hwylustod yn unig ac mae eu statws yr un fath â phob parti arall â buddiant. Os ydych yn credu eich bod yn debygol o fod â llawer o ddogfennau papur yn y cyfarfod, gallwch ofyn am fwrdd pan fyddwch yn cysylltu â’r Arolygiaeth Gynllunio i roi gwybod i ni yr hoffech fod yn bresennol yn y cyfarfod. Fodd bynnag, efallai na fydd yn bosibl bodloni pob cais tebyg.
5.4 Weithiau, bydd bwrdd wrth ochr bwrdd yr Awdurdod Archwilio hefyd er mwyn i aelod o staff yr Arolygiaeth Gynllunio wneud cofnod o’r Cyfarfod Rhagarweiniol
5.5 Gallai bwrdd arall gael ei ddarparu yng nghefn yr ystafell ar gyfer aelodau’r wasg.
6. Nodyn y Cyfarfod Rhagarweiniol
6.1 Caiff nodyn o’r Cyfarfod Rhagarweiniol ei gymryd a’i gyhoeddi ar dudalen y prosiect perthnasol ar y wefan Cynllunio Seilwaith Cenedlaethol cyn gynted ag y bo’n ymarferol ar ôl y cyfarfod. Mae’r nodyn a wneir yn y Cyfarfod Rhagarweiniol yn grynodeb o’r pwyntiau a wnaed yn hytrach na thrawsgrifiad.
7. Recordiad sain y Cyfarfod Rhagarweiniol
7.1 Cyn gynted ag y bo’n ymarferol ar ôl i’r Cyfarfod ddod i ben, caiff recordiad sain ei gyhoeddi ar dudalen y prosiect perthnasol ar y wefan Cynllunio Seilwaith Cenedlaethol. Dyma’r arfer arferol ar ôl gwrandawiadau Archwiliad hefyd.
7.2 Mae’n bwysig eich bod yn rhoi gwybod i’r Arolygiaeth Gynllunio cyn dechrau’r Cyfarfod Rhagarweiniol os hoffech wneud eich recordiad sain/fideo eich hun o’r cyfarfod, fel recordio’r trafodion ar ffôn symudol. Bydd yr Awdurdod Archwilio yn gofyn ar ddechrau’r Cyfarfod Rhagarweiniol a oes unrhyw un yn gwrthwynebu hyn, ac yna’n penderfynu p’un a fydd yn caniatáu i chi wneud hynny ai peidio. Os bydd yr Awdurdod Archwilio yn rhoi caniatâd, rhaid i’r recordiad gael ei wneud yn ystyriol a heb godi ofn ar aelodau’r cyhoedd sydd eisiau siarad. Yr Awdurdod Archwilio fydd yn cadw trefn ar y Cyfarfod Rhagarweiniol a gall ofyn i unrhyw un roi’r gorau i recordio ar unrhyw adeg.
8. Datganiadau cyhoeddus neu wleidyddol, ymgyrchu a’r cyfryngau
8.1 Er ein bod yn deall ei bod yn bosibl mai’r Cyfarfod Rhagarweiniol fydd y tro cyntaf i bobl sydd â buddiant mewn cais penodol ymgynnull yn ffurfiol, nid yw’n gyfle i wneud datganiadau â chymhelliant gwleidyddol neu drafod rhinweddau’r cais. Caiff yr holl sylwadau eu cyfeirio at yr Awdurdod Archwilio a gellir gofyn i bobl sy’n amharu ar ddiben y cyfarfod adael. Os bydd eich cyflwyniad yn gwyro oddi wrth ddiben y cyfarfod, gall yr Awdurdod Archwilio dorri ar eich traws a gofyn i chi fynd yn ôl at yr eitem ar yr agenda sy’n cael ei thrafod. Gofynnir i gynrychiolwyr etholedig helpu eu hetholwyr trwy osod esiampl.
8.2 Nid yw’n briodol i annerch y bobl eraill sy’n bresennol na chyfeirio eich sylwadau at un o’ch cydnabod yn hytrach na’r Awdurdod Archwilio. Ni chaniateir i’r ymgeisydd godi stondinau hyrwyddol neu unrhyw beth tebyg yn y lleoliad, ac ni all grwpiau ymgyrchu na phobl eraill wneud hynny ychwaith. Gofynnir i unrhyw un sy’n cario baneri ymgyrchu.
9. Ar ôl y cyfarfod
9.1 Ar ôl y Cyfarfod Rhagarweiniol, bydd yr Awdurdod Archwilio yn anfon llythyr at bawb a wahoddwyd i’r cyfarfod. Yr enw ar y llythyr hwn yw’r llythyr Rheol 8 ac mae’n amlinellu’r penderfyniadau a wnaed gan yr Awdurdod Archwilio ynghylch sut caiff y cais ei archwilio. Bydd yn cynnwys yr amserlen ar gyfer yr Archwiliad.
9.2 Gall yr Awdurdod Archwilio ddiwygio’r amserlen hon yn ystod yr Archwiliad, ond fel arall caiff ei hystyried yn derfynol a rhaid iddi gael ei dilyn.
Trosolwg o’r broses NSIP
10.1 Pwyntiau allweddol am y broses:
- Diben y Cyfarfod Rhagarweiniol yw ystyried sut caiff y cais ei archwilio. Nid yw’n ymwneud â rhinweddau’r cais.
- Caiff partïon sydd wedi cofrestru i gymryd rhan eu gwahodd i’r Cyfarfod.
- Bydd y gwahoddiad i’r Cyfarfod yn cynnwys amserlen ddrafft ar gyfer yr Archwiliad, a fydd yn cael ei hystyried yn y Cyfarfod.
10.2 Rhai pwyntiau i’w cofio cyn, yn ystod ac ar ôl y cyfarfod:
- Cyn y Cyfarfod
- Ysgrifennwch atom os hoffech siarad yn y Cyfarfod ac esboniwch beth yr hoffech siarad amdano.
- Darllenwch y gwahoddiad a’r llythyr, yr amserlen ddrafft, a byddwch yn glir ynghylch yr hyn yr hoffech wneud sylwadau
- Rhowch wybod i ni os oes gennych unrhyw anghenion neu geisiadau arbennig.
- Yn y Cyfarfod
- Os ydych wedi gofyn am gael siarad, rhowch wybod i rywun o’r Arolygiaeth Gynllunio eich bod wedi cyrraedd.
- Os hoffech ffilmio neu recordio, rhowch wybod i rywun o’r Arolygiaeth Gynllunio.
- Rhowch sylw i’r agenda.
- Arhoswch nes i rywun ofyn i chi siarad, neu dangoswch yr hoffech ymateb i gwestiynau gan yr Awdurdod Archwilio.
- Os cewch eich gwahodd i siarad neu ymateb, gallwch naill ai ddod at y bwrdd yn y tu blaen neu ddefnyddio microffon symudol.
- Cofiwch: Mae’r Cyfarfod yn weithdrefnol; mae’n ymwneud â sut caiff y cais ei archwilio. Nid yw’n gyfle i bartïon a wahoddwyd fynegi eu.
- Ar ôl y Cyfarfod
- Caiff nodyn a recordiad sain eu cyhoeddi ar y wefan Cynllunio Seilwaith Cenedlaethol.
- Bydd yr Awdurdod Archwilio yn ysgrifennu at bawb a wahoddwyd i’r Cyfarfod â’r Amserlen derfynol ar gyfer yr Archwiliad.
- Bydd y cyfnod archwilio yn dechrau’r diwrnod ar ôl y Cyfarfod Rhagarweiniol am uchafswm o chwe mis.
Cyfres Nodiadau Cyngor 8
11.1 Mae’r Arolygiaeth Gynllunio wedi llunio cyfres o Nodiadau Cyngor anstatudol am ystod o faterion proses. Mae’r rhain ar gael i’w lawrlwytho ar wefan Cynllunio Seilwaith Cenedlaethol.
11.2 Mae cyfres Nodiadau Cyngor 8 yr Arolygiaeth Gynllunio yn esbonio sut i gymryd rhan ym mhroses gynllunio Seilwaith Cenedlaethol. Mae’n cynnwys 5 atodiad, fel a ganlyn:
- Nodyn Cyngor 8 Trosolwg o’r broses Cynllunio Seilwaith o Arwyddocâd Cenedlaethol i aelodau’r cyhoedd a phobl eraill
- Atodiad 8.1 Ymateb i ymgynghoriad y datblygwr cyn gwneud cais
- Atodiad 8.2 Sut i gofrestru i gymryd rhan mewn archwiliad
- Atodiad 8.3 Dylanwadu ar sut caiff cais ei archwilio: y Cyfarfod Rhagarweiniol
- Atodiad 8.4 Yr archwiliad
- Atodiad 8.5 Yr archwiliad – Gwrandawiadau ac Ymweliadau Safle
