Nodyn Cyngor 6, Atodiad 1 – Paratoi mynegai’r cais i gyd-fynd â chais NSIP

Cyflwyniad

Mae’r ddogfen hon yn atodiad i Nodyn Cyngor 6: Paratoi a chyflwyno dogfennau cais.

Taenlen Excel yw mynegai’r cais lle mae’r Ymgeisydd yn rhestru dogfennau’r cais a gwybodaeth gysylltiedig gan ddefnyddio’r gwerthoedd yn y gwymprestr a bennwyd o flaen llaw neu destun rhydd, fel y bo’n briodol.

Dylid cyflwyno mynegai’r cais yn electronig ar ffurf y gellir ei golygu gyda’r cais, ac fe’i defnyddir i fewnforio’r cais yn effeithlon i’n system rheoli dogfennau, ac i’r wefan os derbynnir y cais i’w archwilio.

Heb fynegai’r cais, gallai fod oedi yn y broses fewnforio, ac efallai y bydd rhaid i ni gysylltu â chi i egluro’r dogfennau a ddarparwyd.

Pwyntiau allweddol

  • O ganlyniad i’r broses trosi ffeiliau a ddefnyddir wrth fewnforio, ni ddylai teitlau dogfennau a disgrifiadau o ddogfennau gynnwys nodau arbennig, megis:
    & , ‘ \ / ?
    Bydd cynnwys unrhyw un o’r rhain yn cynhyrchu gwallau wrth fewnforio a fydd yn oedi’r broses.
  • Er mwyn sicrhau bod y cyhoedd yn gallu cael at ffeiliau’n haws pan fyddant ar ein gwefan, gofynnwn i chi gadw maint ffeiliau unigol i 50MB ar y mwyaf. Sylweddolwn na fydd hyn yn bosibl bob tro. Fodd bynnag, ystyriwch rannu’r ffeiliau mawr yn ffeiliau llai neu gyflwyno fersiwn gywasgedig (sy’n barod i’r we) o ddogfennau’r cais ar ffon ddata ar wahân yn ogystal â’r fersiwn anghywasgedig (er bod yr Arolygiaeth Gynllunio yn gallu derbyn Cryno Ddisg (CD) neu Ddisg Amlbwrpas Electronig (DVD), mae’n well gennym beidio). Os na wneir hyn, efallai y gofynnwn am fersiwn anghywasgedig o ddogfennau’r cais a allai achosi oedi wrth fewnforio’r dogfennau i’n system. Sylwer, ni ellir derbyn negeseuon e-bost sy’n fwy na 10MB.
  • Caiff yr Ymgeisydd ofyn i’r dogfennau gael eu cyhoeddi pan gânt eu cyflwyno. Os na, bydd y cais yn cael ei gyhoeddi dim ond os caiff ei dderbyn i’w archwilio. Bydd y dogfennau ar gael ar ein gwefan y diwrnod pan wneir y penderfyniad ynghylch derbyn, neu’n fuan wedi hynny.
  • Ni ddylai dogfennau gynnwys dolenni i ddogfennau cais eraill oherwydd bydd y dolenni’n cael eu torri pan gânt eu cyhoeddi. Byddai’n rhaid i ni ddychwelyd y dogfennau er mwyn i’r dolenni gael eu dileu ac i gyfeiriadau gael eu darparu yn eu lle.
  • Peidiwch â chyflwyno’r fersiwn electronig o fynegai’r cais fel ffeil PDF oherwydd bydd angen i’r data yn y ffeil hon gael ei thrin i greu’r ffeil fewnforio, ac felly mae’n rhaid bod modd ei golygu.
  • Er mwyn sicrhau y gellir cael at y dogfennau a gyhoeddir ar ein gwefan yn haws, gofynnwn i bob dogfen gael ei rhifo’n drefnus. Yn ddelfrydol, dylai teitlau’r ffeiliau gynnwys rhif ar y dechrau sy’n cyd-fynd â rhif y ffolder cyfatebol.
    Ee:
    1.1 Ffurflen Gais, 1.2 Mynegai Cais Electronig, 2.1 Datganiad o Resymau

Mae’n ddefnyddiol i’r Arolygiaeth Gynllunio weld mynegai drafft yn gynnar fel y gallwn gynghori ar unrhyw faterion sy’n codi o ran arferion enwi neu rifo. Gall hyn wneud y broses yn fwy effeithlon i’r Ymgeisydd a thîm yr achos.

Anfonwch fynegai drafft cyn gynted ag y bydd yn gyfleus.

Esboniad o’r colofnau ym Mynegai’r Cais

Gweler hefyd Dabl 1 yn Nodyn Cyngor 6 – Trefn awgrymedig y wybodaeth i’w chyflwyno gyda chais.

Cell B4 – Cyfanswm nifer y tudalennau yn y cais a’r dogfennau cysylltiedig a Chell B5 – Lleihad print cyffredinol Defnyddir y wybodaeth hon yn fewnol gan yr Arolygiaeth.

Colofn A – Math o Ddogfen Defnyddir y data hwn yn fewnol ac nid yw’n cael ei gyhoeddi ar ein gwefan. Defnyddiwch y gwymprestr yn unig er mwyn osgoi gwallau ac oedi yn ystod y broses rheoli dogfennau. Os na allwch ddod o hyd i fath o ddogfen sy’n cyfateb i’r ddogfen benodol, gadewch y gell yn wag. Rhowch adborth i ni ynghylch unrhyw fathau o ddogfennau yr ystyriwch eu bod ar goll o’r rhestr.

Colofn B – Ffolder Defnyddiwch y gwymprestr gwerthoedd i ddatgan pa ffolder y credwch y dylai’r ffeil gael ei storio ynddi. Defnyddiwn y data hwn i sicrhau bod y dogfennau’n ymddangos o dan y penawdau cywir ar ein gwefan.

Colofn C – Disgrifiad a chrynodeb o’r cynnwys Rhowch ddisgrifiad mewn iaith glir i’w gyhoeddi ar ein gwefan.

Colofn D – Cyfeirnod neu rif cynllun/lluniad Rhowch eich cyfeirnodau.

Colofn E – Enw ffeil electronig g Mae’n rhaid rhoi enwau llawn y ffeiliau, gan gynnwys y math o ffeil (ee .pdf, .gif). Mae’n rhaid i’r enwau fod yn union yr un fath â’r ffeiliau a gyflwynwyd.

Colofn F – Rheoliad APFP Nodwch ba Reoliad sy’n berthnasol i’r ddogfen.

Colofn G – Brasamcan o nifer y tudalennau. Defnyddir y data hwn yn fewnol.

Colofn H – Angen copi caled? Peidiwch â chwblhau’r golofn hon, at ddefnydd mewnol yn unig. Os bydd angen copi caled ar yr Arolygiaeth, defnyddiwn y golofn hon i ofyn amdano.

Os byddwch yn cael unrhyw broblemau neu os bydd gennych unrhyw gwestiynau yn ymwneud â mynegai’r cais neu ddogfennau cysylltiedig, cysylltwch â thîm yr achos.