Nodyn Cyngor 8.4: Yr Archwiliad

Jump to section:

  1. Gwneud sylwadau ysgrifenedig ac ymateb i gwestiynau
  2. Dyddiadau cau’r Archwiliad
  3. Y wefan a chyhoeddi dogfennau’r Archwiliad
  4. Beth yw’r prif fathau o ddogfennau Archwiliad?
  5. Ar ba ffurf ac arddull y dylwn i gyflwyno fy sylwadau ysgrifenedig?
  6. Materion technegol a fformatio eraill
  7. Beth ddylwn ei ysgrifennu?
  8. Golygu a gwybodaeth gyfrinachol
  9. Ceisiadau am gyngor
  10. Tynnu cyflwyniadau’n ôl

1. Gwneud sylwadau ysgrifenedig ac ymateb i gwestiynau

1.1 Yr Archwiliad yw’r cyfnod pan fydd yr Arolygydd Archwilio penodedig, neu banel
o Arolygwyr Archwilio (a elwir yr ‘Awdurdod Archwilio’) yn casglu tystiolaeth ac yn profi
gwybodaeth am y cais gan Bartïon â Buddiant.

1.2 Caiff yr Archwiliad ei gynnal yn ysgrifenedig yn bennaf. Gall partïon wneud
sylwadau ar lafar mewn gwrandawiadau hefyd, sy’n ychwanegol at sylwadau
ysgrifenedig (gweler Atodiad 8.5).

2. Dyddiadau cau’r Archwiliad

2.1 Bydd yr Awdurdod Archwilio yn cyhoeddi Penderfyniad Gweithdrefnol, gan
gynnwys yr Amserlen Archwilio, mewn llythyr (o’r enw’r llythyr Rheol 8) yn fuan ar ôl y
Cyfarfod Rhagarweiniol.

2.2 Bydd yr Amserlen Archwilio yn amlinellu’r hyn y mae angen ei gyflwyno a phryd
y dylai’r Arolygiaeth Gynllunio ei dderbyn. Mae’n bwysig y caiff yr holl sylwadau eu
derbyn erbyn y dyddiad penodedig er mwyn galluogi’r Awdurdod Archwilio i symud yr
Archwiliad yn ei flaen a rhoi cyfle cyfartal i bob cyfranogwr ddarllen sylwadau Partïon â
Buddiant eraill a rhoi sylwadau arnynt, lle bo hynny’n briodol. Pan roddir dyddiad heb
amser, mae’n golygu bod rhaid cyflwyno sylwadau erbyn 23.59 y diwrnod hwnnw.

2.3 Gall yr Awdurdod Archwilio ddiystyru unrhyw sylwadau hwyr.

3. Y wefan a chyhoeddi dogfennau’r Archwiliad

3.1 Bydd yr Arolygiaeth Gynllunio yn lanlwytho’r holl gyflwyniadau sy’n cael eu
derbyn erbyn pob dyddiad cau ar dudalen y prosiect perthnasol ar y wefan Cynllunio
Seilwaith Cenedlaethol cyn gynted ag y bo’n ymarferol bosibl ar ôl y dyddiad cau. Nid
oes angen i Bartïon â Buddiant aros tan y dyddiad cau ei hun i gyflwyno sylwadau. Caiff cyflwyniadau amserol eu hannog a’u croesawu.

4. Beth yw’r prif fathau o ddogfennau Archwiliad?

Sylwadau Ysgrifenedig

4.1 Mae hwn yn gyfle i chi amlinellu eich achos ac, os ydych yn dymuno, ymhelaethu
ar unrhyw safbwyntiau a roddwyd yn eich Sylwadau Perthnasol (gweler Atodiad 8.2).
Nid oes unrhyw ffurf ragnodedig ar gyfer Sylwadau Ysgrifenedig; efallai yr hoffech
gynnwys tystiolaeth ategol yn eich sylwadau trwy groesgyfeirio i ddogfen neu
ddarparu dyfyniadau ar ffurf atodiad. Fel arfer, caiff dyddiad cau ar gyfer cyflwyno ei
osod yn gynnar yn yr Archwiliad.

Datganiad o Dir Cyffredin (DoDC)

4.2 Caiff y rhain eu llunio ar y cyd gan yr ymgeisydd a pharti arall â buddiant (corff statudol, fel arfer), sy’n amlinellu’r meysydd y mae cytundeb ac/neu anghytundeb yn eu cylch rhwng y partïon. Hyd yn oed os oes ond rhai meysydd cytundeb, gall y rhain fod yn ddefnyddiol iawn i’r Awdurdod Archwilio o hyd. Gallai’r Awdurdod Archwilio ofyn i bartïon penodol baratoi Datganiad o Dir Cyffredin.

Adroddiad ar yr Effaith Leol

4.3 Mae’r ddogfen hon, sy’n cael ei pharatoi gan awdurdodau lleol fel Cynghorau Dosbarth, Cynghorau Sir a Chynghorau Unedol, yn eu galluogi i ddefnyddio eu gwybodaeth leol ac amlinellu’r effeithiau cadarnhaol a negyddol y maent yn credu y caiff y datblygiad arfaethedig ar yr ardal a chymunedau lleol. Mae iddo statws arbennig a rhaid i’r Awdurdod Archwilio ystyried adroddiad ar yr effaith leol os caiff ei gyflwyno erbyn y dyddiad cau yn yr Amserlen Archwilio. Mae rhagor o wybodaeth am Adroddiadau ar yr Effaith Leol i’w gweld yn Nodyn Cyngor 1.

Ymatebion i gwestiynau/ceisiadau am wybodaeth

4.4 Ar ôl y Cyfarfod Rhagarweiniol (gweler Atodiad 8.3), bydd yr Awdurdod Archwilio fel arfer yn cyhoeddi ei gwestiynau ysgrifenedig i gasglu a chadarnhau gwybodaeth am y cais. Yn aml, caiff y cwestiynau hyn eu cyfeirio at bartïon penodol; fodd bynnag, gall unrhyw barti â buddiant ymateb iddynt. Gallai’r Awdurdod Archwilio gyhoeddi mwy nag un rownd o gwestiynau yn ystod yr Archwiliad neu gyhoeddi cais am wybodaeth gan bartïon penodol.

Post neu e-bost?

4.5 Chi sy’n penderfynu sut hoffech gyflwyno eich sylwadau i’r Arolygiaeth Gynllunio. Gallwch ddewis gwneud hynny trwy’r e-bost neu drwy’r post, neu eu cludo â llaw, cyn belled ag y byddant yn cyrraedd erbyn y dyddiad cau perthnasol. Mae’r rhan fwyaf o Bartïon â Buddiant yn cyflwyno eu sylwadau trwy’r e-bost. Caiff manylion cyswllt eu darparu ar dudalen y prosiect perthnasol ar y wefan Cynllunio Seilwaith Cenedlaethol ac ym Mhenderfyniad Gweithdrefnol yr Awdurdod Archwilio (llythyr Rheol 8).

5. Ar ba ffurf ac arddull y dylwn i gyflwyno fy sylwadau ysgrifenedig?

5.1 Nid yw’r Arolygiaeth Gynllunio yn darparu templed ar gyfer sylwadau ysgrifenedig; fodd bynnag, mae gennym rai awgrymiadau defnyddiol:

  • Ansawdd nid maint. Mae cyflwyniadau clir a chryno yn ychwanegu mwy o werth i’r Arholiad ac yn haws ac yn gyflymach i bobl ei ddeall.
  • Gall cynrychioliadau graffigol helpu; er enghraifft mae lluniau, mapiau, cynlluniau, siartiau, graffiau neu luniadau yn dderbyniol a gallant gynorthwyo dealltwriaeth yr Awdurdod Arholi o’r mater.
  • Mae paragraffau wedi’u rhifo yn ddefnyddiol, fel y gall unrhyw un gyfeirio’n hawdd at ran benodol yn eich cyflwyniad.
  • Gellir atodi darnau perthnasol o ddogfennau fel polisïau’r llywodraeth, adroddiadau, deddfwriaeth, cofnodion cyfarfodydd, neu doriadau papurau newydd i’r cyflwyniad.
  • Dylai fod gan bob cyflwyniad i’r Arholiad deitl clir fel “Cynrychiolaeth Ysgrifenedig” neu “Ymateb i Gwestiynau Ysgrifenedig Cyntaf yr Awdurdod Arholi”, a’r dyddiad cau y maent yn ymwneud ag ef. Os oes gennych gyfeirnod parti â diddordeb, defnyddiwch ef.
  • Os ydych chi’n ymateb i gwestiynau’r Awdurdod Arholi, byddwch yn glir ynghylch pa gwestiwn (ion) rydych chi’n ymateb iddynt.
  • Rhaid i sylwadau beidio â chynnwys hypergysylltiadau â dogfennau / tystiolaeth a gynhelir ar wefan trydydd parti ee adroddiadau technegol, erthyglau cyfryngau ac ati. Ni all yr Awdurdod Archwilio, Partïon â Diddordeb a’r Ysgrifennydd Gwladol ddibynnu ar ddogfennau / tystiolaeth na all yr Arolygiaeth eu rheoli’n uniongyrchol mewn perthynas â nhw. argaeledd a chynnwys (gan gynnwys o safbwynt GDPR y DU). Bydd unrhyw hyperddolenni o’r math hwn yn cael eu golygu o sylwadau gan yr Arolygiaeth cyn eu cyhoeddi.

6. Materion technegol a fformatio eraill

6.1 Byddai’n well pe byddai ffeiliau’n cael eu cyflwyno ar ffurf Microsoft Word (‘.doc’ neu ‘.docx’) neu Adobe (‘.pdf’).

6.2 Efallai na chaiff cyflwyniadau electronig sy’n fwy na 10Mb eu trosglwyddo. Dylech rannu unrhyw gyflwyniadau sy’n fwy na 10Mb mewn dwy neges e-bost neu fwy. Os nad yw hynny’n bosibl, siaradwch â thîm yr Arolygiaeth Gynllunio am gyngor. Pan fyddwch yn atodi mwy nag un ddogfen, mae’n syniad da i chi gynnwys neges e-bost esboniadol yn rhestru’r cynnwys, rhag ofn i chi fethu dogfen mewn camgymeriad. Efallai y bydd yn bosibl anfon dogfennau mawr iawn gan ddefnyddio gwefan trosglwyddo ffeiliau, ond dylech drafod hyn â thîm achos yr Arolygiaeth Gynllunio ymlaen llaw.

6.3 Dylech ddarparu crynodeb byr ar y dechrau os yw eich sylwadau ysgrifenedig yn fwy na 1,500 o eiriau.

7. Beth ddylwn ei ysgrifennu?

7.1 Mae hyn yn dibynnu ar eich barn am y cais. Gall sylwadau ysgrifenedig gefnogi’r cais, er wrthwynebu neu fod yn niwtral. Gall sylwadau a safbwyntiau fod yn ymwneud â’r cais yn ei gyfanrwydd neu fynd i’r afael â rhannau penodol ohono yn unig.

7.2 Mae hefyd yn bosibl cefnogi un agwedd ar y cais a gwrthwynebu rhan arall ohono. Er enghraifft, gallai sylwadau gefnogi lleoliad datblygiad, ond gwrthwynebu ei ddyluniad. Gallai sylwadau fod yn ymwneud ag unrhyw agwedd ar y datblygiad neu ei effeithiau. Mae’n bwysig iawn eich bod yn esbonio’r ymresymiad am eich barn. Rhaid i’r Awdurdod Archwilio ystyried unrhyw sylwadau sy’n cael eu cyflwyno gan barti â buddiant erbyn y dyddiad cau a bennwyd. Yn gryno, cyn gwneud argymhelliad i’r Ysgrifennydd Gwladol, rôl yr Awdurdod Archwilio yw ystyried p’un a yw effeithiau
datblygiad (gan gynnwys y gwaith adeiladu a gweithredu) ar y gymuned leol a’r amgylchedd yn gorbwyso’r angen cenedlaethol amdano ac unrhyw fanteision eraill, ai peidio. Mae’r angen am ddatblygiad seilwaith naill ai wedi’i bennu mewn Datganiad Polisi Cenedlaethol neu, yn niffyg Datganiad Polisi Cenedlaethol, fel rhan o ddogfennau’r cais. Nid rôl yr Awdurdod Archwilio yw archwilio rhinweddau Polisi’r Llywodraeth a amlinellir mewn Datganiadau Polisi Cenedlaethol a osodwyd yn y Senedd ac a ddynodwyd. Os ydych yn anghytuno â’r polisi dynodedig, dylech ysgrifennu at eich AS ac nid yr Awdurdod Archwilio. Fodd bynnag, mae’n dderbyniol i chi wneud sylwadau ar sut mae’r cais yn cydymffurfio neu’n gwrthdaro â pholisïau cenedlaethol.

7.3 Bydd yr Awdurdod Archwilio yn ystyried p’un a yw’r tir neu’r hawliau i’w caffael yn orfodol yn angenrheidiol, mewn egwyddor, i alluogi’r datblygiad i gael ei gyflawni, os rhoddir caniatâd iddo. Nid yw’r Awdurdod Archwilio yn penderfynu faint y dylid ei dalu i ddigolledu’r rhai y bydd y datblygiad yn effeithio ar eu tir neu hawliau. Mae’n briodol i chi wneud sylwadau ar beth rydych chi’n credu fydd effaith caffaeliad gorfodol arfaethedig, fel colli mynediad at dir neu unrhyw amhariad sy’n cael ei achosi o ganlyniad i adleoli neu golli busnes neu wasanaeth.

7.4 Nid oes unrhyw fudd o ailadrodd pwynt a wnaed mewn cyflwyniad blaenorol, oni bai bod gennych ragor o wybodaeth neu dystiolaeth yr ydych o’r farn ei bod yn arwyddocaol. Gallwch ddibynnu ar yr Awdurdod Archwilio i ystyried yr holl sylwadau sy’n cael eu derbyn.

7.5 Yn gryno, gall yr Awdurdod Archwilio ddiystyru cyflwyniadau os ydynt:

  • Yn hwyr;
  • Yn flinderus neu’n ddisylwedd h.y. eu bod wedi’u bwriadu i achosi annifyrrwch neu dramgwydd, neu os nad oes diben difrifol iddynt;
  • Yn ymwneud â rhinweddau polisi mewn Datganiad Polisi Cenedlaethol; ac/neu`
  • Yn ymwneud ag iawndal ar gyfer caffaeliad gorfodol.

8. Golygu a gwybodaeth gyfrinacho

8.1 Ni allwn dderbyn cyflwyniadau dienw neu gyfrinachol gan Bartïon â Buddiant, heblaw mewn achosion o ddiogelwch cenedlaethol a dim ond yn unol â chyfarwyddyd yr Ysgrifennydd Gwladol. Mae hyn yn brin iawn ac, os bydd yn digwydd, rhoddir gwybod i Bartïon â Buddiant bod yr Ysgrifennydd Gwladol wedi cyhoeddi cyfarwyddyd i ganiatáu hyn. Nid yw rhywfaint o wybodaeth am rywogaethau a warchodir yn cael ei chyhoeddi, er enghraifft lleoliadau setiau moch daear neu nythod adar prin

8.2 Rhaid i holl ddogfennau eraill yr Archwiliad sy’n cael eu cyflwyno i’r Arolygiaeth Gynllunio gael eu cyhoeddi ar ein gwefan.

8.3 Mae’r Arolygiaeth Gynllunio yn gweithredu polisi o olygu (cuddio) gwybodaeth breifat ar ein gwefan. Er enghraifft, byddwn yn ymdrechu i olygu cyfeiriadau post personol, rhifau ffôn, cyfeiriadau e-bost a llofnodion personol cyn cyhoeddi cyflwyniadau ar y wefan.

8.4 Wrth ysgrifennu eich sylwadau, dylech ystyried a yw unrhyw beth rydych wedi’i ysgrifennu yn gyfrinachol, a dim ond cynnwys gwybodaeth yr ydych yn fodlon iddi fod ar gael i’r cyhoedd.

9. Ceisiadau am gyngor

9.1 Yn ystod yr Archwiliad, gall partïon ofyn am gyngor gan dîm achos yr Arolygiaeth Gynllunio ar faterion gweithdrefnol, fel sut i wneud sylwadau.

9.2 Oherwydd bod rhaid i ni fod yn ddiduedd, mae’r cyngor y gall yr Arolygiaeth ei roi i chi ar gynnwys eich sylwadau yn gyfyngedig. Ni all staff yr Arolygiaeth roi barn i chi ynghylch p’un a ydych wedi llunio dadl dda neu b’un a yw’r datblygiad arfaethedig yn un da ai peidio.

9.3 I gael cyngor ar rinweddau cynllunio’r datblygiad a’r ffordd orau i gyflwyno eich achos, fe’ch cynghorir i gysylltu ag ymgynghorydd cynllunio neu geisio cyngor cyfreithiol. Mae cyngor cynllunio annibynnol ar gael yn rhad ac am ddim gan wasanaeth ‘Cymorth Cynllunio’ y Sefydliad Cynllunio Trefol Brenhinol, y mae ei fanylion i’w gweld ar ddiwedd y nodyn hwn.

10. Tynnu cyflwyniadau’n ôl

10.1 Os hoffech dynnu cyflwyniad a wnaed eisoes yn ôl, gallwch wneud hynny’n ysgrifenedig, gan nodi’r glir pa sylwadau neu rannau o’r sylwadau yr hoffech eu tynnu’n ôl.

10.2 Caiff eich cais ysgrifenedig ei gyhoeddi ar y wefan ochr yn ochr â’r cyflwyniad gwreiddiol, a fydd yn cael ei gyhoeddi ar wefan y prosiect o hyd ar gyfer y cofnod cyhoeddus.