Jump to section:
- Gwneud cyflwyniadau ysgrifenedig ac ymateb i gwestiynau
- Terfynau amser yr Archwiliad
- Y wefan a chyhoeddi dogfennau’r Archwiliad
- Beth yw’r prif fathau o ddogfennau Archwiliad?
- Ar ba ffurf ac arddull y dylwn i gyflwyno fy sylwadau ysgrifenedig?
- Materion technegol a fformatio eraill
- Beth ddylwn ei ysgrifennu?
- Cyflwyniadau fideo
- Golygu a gwybodaeth gyfrinachol
- Ceisiadau am gyngor
- Tynnu cyflwyniadau’n ôl
1. Gwneud cyflwyniadau ysgrifenedig ac ymateb i gwestiynau
1.1 Yr Archwiliad yw’r cyfnod pan fydd yr Arolygydd Archwilio penodedig, neu banel o Arolygwyr Archwilio (a elwir yr ‘Awdurdod Archwilio’), yn casglu tystiolaeth ac yn profi gwybodaeth am y cais gan Bartïon â Buddiant.
1.2 Caiff yr Archwiliad ei gynnal yn ysgrifenedig, yn bennaf. Gall partïon wneud sylwadau ar lafar mewn gwrandawiadau hefyd, sy’n ychwanegol at gyflwyniadau ysgrifenedig (gweler Nodyn Cyngor 8.5).
2. Terfynau amser yr Archwiliad
2.1 Mae’r Awdurdod Archwilio yn cyhoeddi Penderfyniad Gweithdrefnol, gan gynnwys Amserlen yr Archwiliad, mewn llythyr (a adwaenir fel y Llythyr Rheol 8) yn fuan ar ôl y Cyfarfod Rhagarweiniol.
2.2 Bydd Amserlen yr Archwiliad yn amlinellu’r hyn y mae angen ei gyflwyno a phryd y dylai’r Arolygiaeth Gynllunio ei dderbyn. Mae’n bwysig bod yr holl sylwadau‘n cael eu derbyn erbyn y dyddiad penodedig, er mwyn galluogi’r Awdurdod Archwilio i symud yr Archwiliad yn ei flaen a rhoi cyfle cyfartal i bob cyfranogwr ddarllen sylwadau Partïon â Buddiant eraill a rhoi sylwadau arnynt, os yw hynny’n briodol. Pan roddir dyddiad heb amser, mae’n golygu bod rhaid cyflwyno sylwadau erbyn 23:59 y diwrnod hwnnw.
2.3 Gall yr Awdurdod Archwilio ddiystyru unrhyw sylwadau hwyr.
3. Y wefan a chyhoeddi dogfennau’r Archwiliad
3.1 Bydd yr Arolygiaeth Gynllunio yn cyhoeddi’r holl gyflwyniadau a dderbynnir ar gyfer pob terfyn amser ar dudalen y prosiect perthnasol ar wefan Cynllunio Seilwaith Cenedlaethol cyn gynted ag y bo modd ar ôl y terfyn amser. Nid oes angen i Bartïon â Buddiant aros tan y terfyn amser ei hun i gyflwyno cynrychiolaethau neu sylwadau.
4. Beth yw’r prif fathau o ddogfennau Archwiliad?
Sylwadau Ysgrifenedig
4.1 Mae hwn yn gyfle i chi amlinellu eich achos, ac os ydych yn dymuno, ymhelaethu ar unrhyw safbwyntiau a roddwyd yn eich Sylwadau Perthnasol (gweler Nodyn Cyngor 8.2). Nid oes unrhyw ffurf ragnodedig ar gyfer Sylwadau Ysgrifenedig; efallai y dymunwch gynnwys tystiolaeth ategol yn eich sylwadau trwy groesgyfeirio at ddogfen neu ddarparu dyfyniadau ar ffurf atodiad. Fel arfer, caiff terfyn amser ar gyfer cyflwyno ei bennu’n gynnar yn yr Archwiliad.
Datganiad Tir Cyffredin
4.2 Caiff y rhain eu llunio ar y cyd gan yr Ymgeisydd a Pharti arall â Buddiant (corff statudol, fel arfer), sy’n amlinellu’r meysydd y mae cytundeb a / neu anghytundeb yn eu cylch rhwng y partïon. Hyd yn oed os oes ychydig o feysydd cytundeb yn unig, gall y rhain fod yn ddefnyddiol iawn i’r Awdurdod Archwilio o hyd. Gallai’r Awdurdod Archwilio ofyn i bartïon baratoi Datganiad Tir Cyffredin.
Adroddiad ar yr Effaith Leol (LIR)
4.3 Mae’r ddogfen hon, sy’n cael ei pharatoi gan awdurdodau lleol fel Cynghorau Dosbarth, Cynghorau Sir a Chynghorau Unedol, yn eu galluogi i ddefnyddio’u gwybodaeth leol ac amlinellu’r effeithiau cadarnhaol a negyddol y maent yn credu y caiff y datblygiad arfaethedig ar yr ardal a chymunedau lleol. Mae iddo statws arbennig, a rhaid i’r Awdurdod Archwilio ystyried adroddiad ar yr effaith leol os caiff ei gyflwyno erbyn y terfyn amser yn Amserlen yr Archwiliad. Mae rhagor o wybodaeth am Adroddiadau ar yr Effaith Leol i’w chael yn Nodyn Cyngor 1.
Ymatebion i Gwestiynau/Ceisiadau am wybodaeth
4.4 Ar ôl y Cyfarfod Rhagarweiniol (gweler Nodyn Cyngor 8.3), bydd yr Awdurdod Archwilio fel arfer yn cyhoeddi ei gwestiynau ysgrifenedig i gasglu ac egluro gwybodaeth am y cais. Caiff y cwestiynau hyn eu cyfeirio at bartïon penodol yn aml; fodd bynnag, gall unrhyw Barti â Buddiant ymateb iddynt. Gallai’r Awdurdod Archwilio gyhoeddi mwy nag un rownd o gwestiynau yn ystod yr Archwiliad neu gyhoeddi cais am wybodaeth gan bartïon penodol.
Gwneud cyflwyniad
4.5 Mae’r Arolygiaeth Gynllunio’n gofyn am i’r holl gyflwyniadau i archwiliad gael eu gwneud yn electronig gan ddefnyddio’r tab ‘Gwneud cyflwyniad’ a fydd yn dod ar gael ar dudalen gwe’r prosiect perthnasol ar yr adeg berthnasol. Bydd mwy o wybodaeth am sut i ddefnyddio’r tab ‘Gwneud cyflwyniad’ yn cael ei chynnwys yn y wybodaeth a anfonir atoch pan gewch eich gwahodd i’r Cyfarfod Rhagarweiniol (gweler Nodyn Cyngor 8.3).
4.6 Fel arall, gallwch ddewis gwneud eich cyflwyniad drwy’r post, cyn belled ag y bydd yn cyrraedd erbyn y terfyn amser perthnasol. Y cyfeiriad post ar gyfer yr Arolygiaeth Gynllunio yw:
The Planning Inspectorate
Temple Quay House
Temple Quay
Bristol
BS1 6PN
Cyfeiriwch unrhyw gyflwyniadau post at sylw’r tîm achos ar gyfer y prosiect y mae a wnelo’ch cyflwyniad ag ef.
5. Ar ba ffurf ac arddull y dylwn i gyflwyno fy sylwadau ysgrifenedig?
5.1 Nid yw’r Arolygiaeth Gynllunio yn darparu templed ar gyfer cyflwyniadau ysgrifenedig; fodd bynnag, mae gennym rai awgrymiadau defnyddiol:
- Ansawdd nid maint. Mae cyflwyniadau clir a chryno yn ychwanegu mwy o werth i’r Archwiliad ac yn haws ac yn gyflymach i bobl eu deall.
- Gall cynrychioliadau graffigol helpu; er enghraifft, mae lluniau, mapiau, cynlluniau, siartiau, graffiau neu luniadau yn dderbyniol a gallant gynorthwyo dealltwriaeth yr Awdurdod Archwilio o’r mater.
- Mae paragraffau wedi’u rhifo yn ddefnyddiol, fel y gall unrhyw un gyfeirio’n hawdd at ran benodol yn eich cyflwyniad.
- Gellir atodi detholiad perthnasol o ddogfennau fel polisïau’r llywodraeth, adroddiadau, deddfwriaeth, cofnodion cyfarfodydd, neu doriadau papurau newydd i’r cyflwyniad.
- Dylai fod gan bob cyflwyniad i’r Archwiliad deitl clir fel “Sylw Ysgrifenedig” neu “Ymateb i Gwestiynau Ysgrifenedig Cyntaf yr Awdurdod Archwilio”, a’r terfyn amser y maent yn ymwneud ag ef. Os oes gennych rif cyfeirnod Parti â Buddiant, defnyddiwch ef.
- Os ydych chi’n ymateb i gwestiynau’r Awdurdod Archwilio, byddwch yn glir ynghylch pa gwestiwn (gwestiynau) rydych chi’n ymateb iddo/iddynt.
- Ni ellir derbynhyperddolenni i ddogfennau/tystiolaeth ar wefan trydydd parti (fel gwefannau masnachol, cyfryngau cymdeithasol ac ati) a byddant yn cael eu golygu o sylwadau gan yr Arolygiaeth cyn eu cyhoeddi. Mae hyn oherwydd na all yr Awdurdod Archwilio, Partïon â Buddiant na’r Ysgrifennydd Gwladol ddibynnu ar ddogfennau/tystiolaeth na all yr Arolygiaeth eu rheoli’n uniongyrchol o ran argaeledd a chynnwys (gan gynnwys o safbwynt Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data y DU).
- Fodd bynnag, gellir derbyn hyperddolenni i wefannau gwiriadwy mewn cyflwyniadau ac ni fyddant yn cael eu golygu. Enghreifftiau o ddogfennau y gellid eu hypergysylltu yw dogfennau polisi lleol a chenedlaethol. Sylwch fod angen cyfeiriad llawn gyda’r dyddiad mynediad ar gyfer yr hyperddolenni hyn. Mae gwefannau gwiriadwy yn cynnwys:
- Gwefannau’r llywodraeth (gyda chyfeiriad .gov);
- Gwefannau ar gyfer sefydliadau proffesiynol siartredig fel y Sefydliad Rheoli ac Asesu Amgylcheddol (IEMA), y Sefydliad Cynllunio Trefol Brenhinol (RTPI) ac ati.
- Os ydych yn ansicr ynghylch a yw hyperddolen yn debygol o gael ei olygu o gyflwyniad, cysylltwch â thîm achos yr Arolygiaeth cyn ei anfon.
6. Materion technegol a fformatio eraill
6.1 Mae’n well i ffeiliau gael eu cyflwyno ar ffurf Microsoft Word (‘.doc’ neu ‘.docx’) neu Adobe (‘.pdf’).
6.2 Ni ddylai cyflwyniadau ysgrifenedig electronig a wneir gan ddefnyddio’r tab ‘Gwneud cyflwyniad’ fod yn fwy na 50Mb. Siaradwch â thîm yr Arolygiaeth Gynllunio os oes unrhyw gwestiynau gennych ynglŷn â’r cyfyngiad hwn.
6.3 Dylech ddarparu crynodeb byr ar y dechrau os yw eich cyflwyniad ysgrifenedig yn fwy na 1500 o eiriau.
7. Beth ddylwn ei ysgrifennu?
7.1 Mae hyn yn dibynnu ar eich barn ynglŷn â’r cais. Gall sylwadau ysgrifenedig gefnogi’r cais, gwrthwynebu’r cais neu fod yn niwtral. Gall sylwadau a safbwyntiau ymwneud â’r cais yn ei gyfanrwydd neu fynd i’r afael â rhannau penodol o’r cais yn unig.
7.2 Mae hefyd yn bosibl cefnogi un agwedd ar y cais a gwrthwyneb agwedd arall. Er enghraifft, gallai sylw gefnogi lleoliad datblygiad, ond gwrthwynebu ei ddyluniad. Gallai sylwadau fod yn ymwneud ag unrhyw agwedd ar y datblygiad neu ei effeithiau. Mae’n bwysig iawn eich bod yn esbonio’r ymresymiad sydd wrth wraidd eich barn. Rhaid i’r Awdurdod Archwilio ystyried unrhyw sylwadau a gyflwynir gan Barti â Buddiant erbyn y terfyn amser penodedig.
7.3 Yn gryno, cyn gwneud argymhelliad i’r Ysgrifennydd Gwladol, rôl yr Awdurdod Archwilio yw ystyried p’un a yw effeithiau datblygiad (gan gynnwys y gwaith adeiladu a gweithredu) ar y gymuned leol a’r amgylchedd yn gorbwyso’r angen cenedlaethol amdano ac unrhyw fanteision eraill. Mae’r angen am ddatblygiad seilwaith naill ai wedi’i bennu mewn Datganiad Polisi Cenedlaethol neu, yn niffyg Datganiad Polisi Cenedlaethol, fel rhan o ddogfennau’r cais. Nid rôl yr Awdurdod Archwilio yw archwilio rhinweddau Polisi’r Llywodraeth a amlinellir mewn Datganiadau Polisi Cenedlaethol a osodwyd yn y Senedd ac a ddynodwyd. Os ydych yn anghytuno â’r polisi dynodedig, dylech ysgrifennu at eich Aelod Seneddol ac nid yr Awdurdod Archwilio. Fodd bynnag, mae’n dderbyniol i chi wneud sylwadau ar sut mae’r cais yn cydymffurfio neu’n gwrthdaro â pholisïau cenedlaethol.
7.4 Bydd yr Awdurdod Archwilio yn ystyried p’un a yw’r tir neu’r hawliau sydd i’w caffael yn orfodol yn angenrheidiol, mewn egwyddor, i alluogi cyflawni’r datblygiad, os rhoddir caniatâd iddo. Nid yw’r Awdurdod Archwilio yn penderfynu faint y dylid ei dalu i ddigolledu’r rheiny y bydd y datblygiad yn amharu ar eu tir neu hawliau. Mae’n briodol i chi wneud sylwadau ar beth rydych chi’n credu fydd effaith caffaeliad gorfodol arfaethedig, fel colli mynediad at dir neu unrhyw amhariad sy’n cael ei achosi yn sgil adleoli neu golli busnes neu wasanaeth.
7.5 Nid oes unrhyw fudd mewn ailadrodd pwynt a wnaed mewn cyflwyniad blaenorol, oni bai bod rhagor o wybodaeth neu dystiolaeth yr ystyriwch ei bod yn arwyddocaol. Gallwch ddibynnu ar yr Awdurdod Archwilio i ystyried yr holl sylwadau sy’n cael eu derbyn.
7.6 Yn gryno, gall yr Awdurdod Lleol ddiystyru cyflwyniadau os ydynt:
- Yn hwyr;
- Yn flinderus neu’n wacsaw h.y. eu bod wedi’u bwriadu i achosi annifyrrwch neu dramgwydd, neu nad oes diben difrifol iddynt;
- Yn ymwneud â rhinweddau polisi mewn Datganiad Polisi Cenedlaethol; a/neu
- Yn ymwneud ag iawndal ar gyfer caffaeliad gorfodol.
8. Cyflwyniadau fideo
8.1 Mewn rhai amgylchiadau, gallai fod o gymorth i’r Awdurdod Cynllunio os caiff cyflwyniadau ysgrifenedig eu hategu gyda thystiolaeth fideo (gan gynnwys, e.e. lluniau drôn).
8.2 Os ydych yn dymuno cyflwyno tystiolaeth fideo, neu mae’r Awdurdod Archwilio wedi gofyn am dystiolaeth fideo gennych, gofynnwn i chi lenwi a chyflwyno’r profforma sydd ar gael yn Atodiad 1 i’r Nodyn Cyngor hwn i’r Arolygiaeth Gynllunio. Rhaid cyflwyno’r profforma i’r Arolygiaeth Gynllunio o leiaf bum diwrnod gwaith cyn i chi geisio gwneud y cyflwyniad fideo.
8.3 Er mwyn gallu derbyn cyflwyniad fideo mewn archwiliad, mae angen i’r Arolygiaeth Gynllunio/yr Awdurdod Archwilio sicrhau:
- ei fod yn hygyrch i bobl eraill;
- nad yw’n cynnwys gwybodaeth bersonol pobl eraill nad ydynt wedi rhoi eu caniatâd;
- nad yw’n gamarweiniol o ran cynnwys delweddau a sain;
- nad yw’n cynnwys delweddau neu sylwadau difenwol;
- na ellir ei drin na’i newid yn hawdd ar ôl iddo gael ei gyflwyno; ac
- ei fod yn angenrheidiol ac yn gymesur, ac na ellir fod wedi darparu’r dystiolaeth mewn ffordd sy’n tarfu llai ar breifatrwydd.
8.4 Yr Awdurdod Archwilio sydd bob amser yn gwneud y penderfyniad terfynol ynghylch p’un a ellir derbyn tystiolaeth fideo i archwiliad.
8.5 Dylid gwneud cyflwyniadau fideo mewn fformat a fydd yn hygyrch yn eang i Bartïon â Buddiant eraill, ar fformat .MP4 os oes modd.
8.6 Ni ddylai cyflwyniad fideo a wneir gan ddefnyddio’r tab ‘Gwneud cyflwyniad’ fod yn fwy na 50Mb. Os yw eich cyflwyniad fideo’n fwy na 50mb, gellir ei gyflwyno gan ddefnyddio llwyfan rhannu ffeiliau, ond ni chaiff fod yn fwy na 150Mb. Siaradwch â thîm achos yr Arolygiaeth Gynllunio cyn ceisio defnyddio llwyfan rhannu ffeiliau i gyflwyno ffeil fideo sy’n fwy na 50MB.
9. Golygu a gwybodaeth gyfrinacho
9.1 Ni allwn dderbyn cyflwyniadau dienw neu gyfrinachol gan Bartïon â Buddiant, heblaw mewn achosion yn ymwneud â diogelwch cenedlaethol a dim ond pan geir cyfarwyddyd i wneud hynny gan yr Ysgrifennydd Gwladol. Mae hyn yn brin iawn ac, os bydd yn digwydd, rhoddir gwybod i Bartïon â Buddiant bod yr Ysgrifennydd Gwladol wedi cyhoeddi cyfarwyddyd i ganiatáu hyn. Nid yw rhywfaint o wybodaeth am rywogaethau a warchodir yn cael ei chyhoeddi, er enghraifft lleoliadau brochfeydd moch daear neu nythod adar prin.
9.2 Rhaid i holl ddogfennau eraill yr Archwiliad a gyflwynir i’r Arolygiaeth Gynllunio gael eu cyhoeddi ar ein gwefan.
9.3 Mae’r Arolygiaeth Gynllunio yn gweithredu polisi o olygu (cuddio) gwybodaeth breifat ar ein gwefan. Er enghraifft, byddwn yn ymdrechu i olygu cyfeiriadau post personol, rhifau ffôn, cyfeiriadau e-bost a llofnodion personol cyn cyhoeddi cyflwyniadau ar y wefan.
9.4 Wrth ysgrifennu’ch sylwadau, dylech ystyried p’un a yw unrhyw beth rydych wedi’i ysgrifennu yn gyfrinachol, a dylech ond gynnwys gwybodaeth yr ydych yn fodlon iddi fod ar gael i’r cyhoedd.
10. Ceisiadau am gyngor
10.1 Yn ystod yr Archwiliad, gall partïon ofyn i dîm achos yr Arolygiaeth Gynllunio am gyngor ar faterion gweithdrefnol, fel sut i wneud sylwadau.
10.2 Oherwydd bod rhaid i ni fod yn ddiduedd, mae’r cyngor y gall yr Arolygiaeth ei roi i chi ar gynnwys eich sylwadau yn gyfyngedig. Ni all staff yr Arolygiaeth roi barn i chi ynghylch p’un a ydych wedi llunio dadl dda neu b’un a yw’r datblygiad arfaethedig yn un da ai peidio.
10.3 I gael cyngor ar rinweddau cynllunio’r datblygiad a’r ffordd orau i gyflwyno’ch achos, fe’ch cynghorir i gysylltu ag ymgynghorydd cynllunio neu geisio cyngor cyfreithiol. Gellir cael cyngor cynllunio annibynnol yn rhad ac am ddim hefyd gan wasanaeth ‘Cymorth Cynllunio y Sefydliad Cynllunio Trefol Brenhinol.
11. Tynnu cyflwyniadau’n ôl
10.1 Os dymunwch dynnu cyflwyniad a wnaed eisoes yn ôl, gallwch wneud hynny’n ysgrifenedig, gan nodi’n glir ba sylwadau neu rannau o’r sylwadau y dymunwch eu tynnu’n ôl.
11.2 Caiff eich cais ysgrifenedig ei gyhoeddi ar y wefan ochr yn ochr â’r cyflwyniad gwreiddiol, a fydd wedi’i gyhoeddi ar wefan y prosiect o hyd ar gyfer y cofnod cyhoeddus.
