Cyflwyniad

Mae’r ddogfen hon yn atodiad i Nodyn Cyngor 6: Paratoi a chyflwyno dogfennau cais.

Taenlen Excel yw mynegai’r cais lle mae’r Ymgeisydd yn rhestru dogfennau’r cais a gwybodaeth gysylltiedig gan ddefnyddio’r gwerthoedd yn y gwymprestr a bennwyd o flaen llaw neu destun rhydd, fel y bo’n briodol.

Dylid cyflwyno mynegai’r cais yn electronig ar ffurf y gellir ei golygu gyda’r cais, ac fe’i defnyddir i fewnforio’r cais yn effeithlon i’n system rheoli dogfennau, ac i’r wefan os derbynnir y cais i’w archwilio.

Heb fynegai’r cais, gallai fod oedi yn y broses fewnforio, ac efallai y bydd rhaid i ni gysylltu â chi i egluro’r dogfennau a ddarparwyd.

Pwyntiau allweddol

• O ganlyniad i’r broses trosi ffeiliau a ddefnyddir wrth fewnforio, ni ddylai teitlau dogfennau a disgrifiadau o ddogfennau gynnwys nodau arbennig, megis:
  & , ‘ \ / ?
  Bydd cynnwys unrhyw un o’r rhain yn cynhyrchu gwallau wrth fewnforio a fydd yn oedi’r broses.
• Er mwyn sicrhau bod y cyhoedd yn gallu cael at ffeiliau’n haws pan fyddant ar ein gwefan, gofynnwn i chi gadw maint ffeiliau unigol i 50MB ar y mwyaf. Sylweddolwn na fydd hyn yn bosibl bob tro. Fodd bynnag, ystyriwch rannu’r ffeiliau mawr yn ffeiliau llai. Os na wneir hyn, efallai y gofynnwn am fersiwn anghywasgedig o ddogfennau’r cais a allai achosi oedi wrth fewnforio’r dogfennau i’n system. Sylwer, ni ellir derbyn negeseuon e-bost sy’n fwy na 10MB.
• Caiff yr Ymgeisydd ofyn i’r dogfennau gael eu cyhoeddi pan gânt eu cyflwyno. Os na, bydd y cais yn cael ei gyhoeddi dim ond os caiff ei dderbyn i’w archwilio. Bydd y dogfennau ar gael ar ein gwefan y diwrnod pan wneir y penderfyniad ynghylch derbyn, neu’n fuan wedi hynny.
• Cyfeiriwch at Nodyn Cyngor 6 am arweiniad ar ddefnyddio hyperddolenni mewn dogfennau.
• Peidiwch â chyflwyno’r fersiwn electronig o fynegai’r cais fel ffeil PDF oherwydd bydd angen i’r data yn y ffeil hon gael ei thrin i greu’r ffeil fewnforio, ac felly mae’n rhaid bod modd ei golygu.
• Er mwyn sicrhau y gellir cael at y dogfennau a gyhoeddir ar ein gwefan yn haws, gofynnwn i bob dogfen gael ei rhifo’n drefnus. Yn ddelfrydol, dylai teitlau’r ffeiliau gynnwys rhif ar y dechrau sy’n cyd-fynd â rhif y ffolder cyfatebol.
  Ee:
  1.1 Ffurflen Gais, 1.2 Mynegai Cais Electronig, 2.1 Datganiad o Resymau
• Er mwyn i’r tîm achos gynghori ar unrhyw faterion sy’n codi o ran arferion enwi neu rifo, anfonwch fynegai drafft at y tîm achos o leiaf 5 diwrnod gwaith cyn cyflwyno’r cais. Gall hyn wneud y broses cyflwyno yn fwy effeithlon i’r Ymgeisydd a thîm yr achos.

Esboniad o’r colofnau ym Mynegai’r Cais

Gweler hefyd Dabl 1 yn Nodyn Cyngor 6 – Trefn awgrymedig y wybodaeth i’w chyflwyno gyda chais.

Cell B4 – Cyfanswm nifer y tudalennau yn y cais a’r dogfennau cysylltiedig a Chell B5 – Lleihad print cyffredinol Defnyddir y wybodaeth hon yn fewnol gan yr Arolygiaeth.

Colofn A – Math o Ddogfen Defnyddir y data hwn yn fewnol ac nid yw’n cael ei gyhoeddi ar ein gwefan. Defnyddiwch y gwymprestr yn unig er mwyn osgoi gwallau ac oedi yn ystod y broses rheoli dogfennau. Os na allwch ddod o hyd i fath o ddogfen sy’n cyfateb i’r ddogfen benodol, gadewch y gell yn wag. Rhowch adborth i ni ynghylch unrhyw fathau o ddogfennau yr ystyriwch eu bod ar goll o’r rhestr.

Colofn B – Ffolder Defnyddiwch y gwymprestr gwerthoedd i ddatgan pa ffolder y credwch y dylai’r ffeil gael ei storio ynddi. Defnyddiwn y data hwn i sicrhau bod y dogfennau’n ymddangos o dan y penawdau cywir ar ein gwefan.

Colofn C – Disgrifiad a chrynodeb o’r cynnwys Rhowch ddisgrifiad mewn iaith glir i’w gyhoeddi ar ein gwefan.

Colofn D – Cyfeirnod neu rif cynllun/lluniad Rhowch eich cyfeirnodau.

Colofn E – Enw ffeil electronig g Mae’n rhaid rhoi enwau llawn y ffeiliau, gan gynnwys y math o ffeil (ee .pdf, .gif). Mae’n rhaid i’r enwau fod yn union yr un fath â’r ffeiliau a gyflwynwyd.

Colofn F – Rheoliad APFP Nodwch ba Reoliad sy’n berthnasol i’r ddogfen.

Colofn G – Brasamcan o nifer y tudalennau. Defnyddir y data hwn yn fewnol.

Colofn H – Angen copi caled? Peidiwch â chwblhau’r golofn hon, at ddefnydd mewnol yn unig. Os bydd angen copi caled ar yr Arolygiaeth, defnyddiwn y golofn hon i ofyn amdano.

Os byddwch yn cael unrhyw broblemau neu os bydd gennych unrhyw gwestiynau yn ymwneud â mynegai’r cais neu ddogfennau cysylltiedig, cysylltwch â thîm yr achos.