Nodyn Cyngor Un ar Bymtheg: Gofyn am gael newid ceisiadau ar ôl iddynt gael eu derbyn i’w harchwilio

Diben y Nodyn Cyngor hwn yw rhoi gwybodaeth i ymgeiswyr am sut i ofyn am gael newid cais ar ôl iddo gael ei dderbyn, a chyn diwedd yr Archwiliad. Mae hefyd yn rhoi cyngor i Bartïon â Buddiant a phobl eraill ar sut i ymwneud â’r broses pan gynigir gwneud newid i gais.

Mae paragraffau 109 i 115 canllawiau’r llywodraeth ar archwilio ceisiadau ar gyfer caniatâd datblygu (Deddf Cynllunio 2008: Canllawiau ar archwilio ceisiadau ar gyfer caniatâd datblygu, Mawrth 2015) (y Canllawiau Archwilio) yn amlinellu’r dull y dylai Awdurdod Archwilio (ExA) ei ddefnyddio pan fydd ymgeisydd yn gofyn am gael newid cais ar ôl iddo gael ei dderbyn i’w archwilio.

Gallai rhai mathau o newidiadau i geisiadau gael eu bodloni o fewn gweithdrefnau Deddf Cynllunio 2008 (PA2008), ond mae paragraff 110 y Canllawiau Archwilio yn egluro y gallai newid arfaethedig fod mor fawr fel ei fod yn gyfystyr â phrosiect sylweddol wahanol. Mewn amgylchiadau o’r fath, ni fydd yr ExA yn gallu derbyn y newid arfaethedig oherwydd byddai’n newid y cais i’r fath raddau na ellid ei archwilio heb dorri egwyddorion tegwch a rhesymoldeb.

Diben y Nodyn Canllaw hwn yw ychwanegu at y Canllawiau Archwilio a sefydlu dull strwythuredig er mwyn rhoi mwy o sicrwydd i ymgeiswyr pan fyddant yn gofyn am gael newid cais, yn ogystal ag esbonio goblygiadau gwneud hynny. Mae’n berthnasol i’r camau Cyn-archwilio ac Archwilio oherwydd dyma’r unig adegau pan fydd yr ExA a benodwyd yn gallu ystyried dymuniad am gael newid cais.

Dylai ymgeiswyr sy’n dymuno newid Gorchymyn Caniatâd Datblygu (DCO) sydd eisoes wedi cael ei wneud gan yr Ysgrifennydd Gwladol gyfeirio at y rheoliadau a’r canllawiau canlynol:

Neidio i’r adran:

  1. Cyflwyniad
  2. Pryd gall cais am newid gael ei dderbyn?
  3. Camau allweddol wrth ofyn am gael newid cais
  4. Y wybodaeth sy’n ofynnol pan ofynnir am gael gwneud newid
  5. Rôl yr Awdurdod Archwilio
  6. Rôl Partïon â Buddiant
  7. Goblygiadau amseru

1. Cyflwyniad

1.1 Ni ddylai unrhyw beth yn y Nodyn Cyngor hwn leihau pwysigrwydd cyflwyno ceisiadau sydd wedi cael eu paratoi’n drylwyr. Diben y cam Cyn-ymgeisio statudol yw gwneud gwaith datblygu’r prosiect ar y dechrau a mynnu bod ymgeiswyr yn paratoi eu ceisiadau’n gynhwysfawr. Dylai materion technegol gael eu hamlygu a’u datrys, cyn belled ag y bo’n bosibl, yn ystod y cam Cyn-ymgeisio fel na fyddant yn rhwystro archwilio’r cais o fewn y graddfeydd amser statudol. Mae’r llywodraeth wedi cyhoeddi canllawiau ar y broses Cyn-ymgeisio (Deddf Cynllunio 2008: Canllawiau ar y broses cyn-ymgeisio, Mawrth 2015) ar gyfer ymgeiswyr a defnyddwyr eraill y broses.

1.2 Fodd bynnag, mae’r llywodraeth yn sylweddoli efallai y bydd amgylchiadau, weithiau, pan fydd angen i ymgeiswyr wneud newid i gais ar ôl iddo gael ei dderbyn i’w archwilio. Weithiau, gallai newid ddeillio o gyhoeddi polisi newydd/ polisi sy’n dod i’r amlwg gan y llywodraeth neu o drafodaethau parhaus rhwng yr Ymgeisydd a Phartïon eraill â Buddiant.

1.3 Mae’n rhaid i’r cyfiawnhad ar gyfer gwneud newid ar ôl i gais gael ei dderbyn i’w archwilio fod yn gadarn a dylai fod rhesymau da pam nad oedd y materion sy’n sbarduno’r newid wedi cael eu hamlygu a’u bodloni’n rhagweithiol ar y cam Cyn-ymgeisio. Cyn i ymgeisydd ofyn am gael gwneud newid i’w gais, dylai ystyried yn ofalus sut, os caiff ei dderbyn gan yr ExA, y bydd yn effeithio ar y Partïon eraill â Buddiant ac Amserlen yr Archwiliad.

1.4 Dim ond yr Ymgeisydd sy’n gallu gofyn am gael newid ei gais. Os bydd Partïon â Buddiant eisiau i newidiadau gael eu gwneud i gais ar ôl iddo gael ei dderbyn, gallant siarad yn uniongyrchol â’r Ymgeisydd neu gynnwys eu hawgrymiadau mewn sylwadau a gyflwynir i’r ExA.

2. Pryd gall cais am newid gael ei dderbyn?

Dim ond yr ExA a benodwyd sy’n gallu penderfynu p’un a ellir derbyn ac archwilio newid y gofynnwyd amdano gan yr ymgeisydd. Pan ofynnir iddo am gael gwneud newid i gais, mae’n rhaid i’r ExA ystyried yn gyntaf p’un a yw’r datblygiad a gynigir bellach yr un fath, yn ei hanfod, â’r datblygiad y cyflwynwyd cais amdano’n wreiddiol. Os yw’r ExA o’r farn y byddai effaith y newid mor fawr fel y byddai’n gyfystyr â phrosiect sylweddol wahanol, bydd angen i’r Ymgeisydd benderfynu p’un ai tynnu’r cais yn ôl a chyflwyno cais newydd sy’n cynnwys y newidiadau a ddymunir, gofyn am gael gwneud newid llai neu symud ymlaen â’r archwiliad ar sail y datblygiad y cyflwynwyd cais amdano’n wreiddiol.

Gallai effaith gyfunol cyfres o newidiadau cynyddrannol arwain, gyda’i gilydd, at brosiect sylweddol wahanol hefyd, sy’n golygu bod angen cyflwyno cais newydd.

2.2 Os yw’r ExA o’r farn na fyddai effaith y newid mor fawr fel y byddai’n gyfystyr â phrosiect sylweddol wahanol, ar yr amod bod yr ExA yn ystyried bod digon o amser ar ôl, gallai’r newid gael ei dderbyn yn rhan o broses archwilio PA2008. Bydd p’un a oes digon o amser ar ôl ai peidio yn dibynnu ar gymhlethdod y materion sy’n codi wrth ystyried meini prawf gan gynnwys, er enghraifft, i ba raddau y byddai’r newid yn cynhyrchu effaith/ effeithiau amgylcheddol arwyddocaol tebygol newydd neu wahanol a/ neu i ba raddau y mae cais am newid yn cynnwys ymestyn tir y Gorchymyn, yn enwedig lle y byddai hyn yn golygu bod angen pwerau Caffael Gorfodol ychwanegol e.e. ar gyfer lleiniau newydd o dir a/ neu fuddiannau.

O ran ceisiadau am newid a fyddai’n ysgogi’r darpariaethau yn Rheoliadau Cynllunio Seilwaith (Caffael Gorfodol) 2010 (y Rheoliadau CA), mae’n rhaid bod o leiaf digon o amser ar ôl yn y raddfa amser statudol i gynnal y gweithdrefnau archwilio a sefydlir yn y Rheoliadau hynny, neu mae’n rhaid bod yr Ymgeisydd wedi cael cydsyniad yr holl unigolion sydd â buddiant yn y tir ychwanegol i gynnwys y tir yn y cais am CA yn y DCO.

2.3 Er mwyn tegwch, bydd angen i ymgeiswyr ymgynghori ynglŷn â newid arfaethedig i gais, fel arfer. Bydd yr ExA yn cynghori’r Ymgeisydd ynglŷn â’r angen posibl i gynnal ymgynghoriad, yn ogystal â’i raddfa a’i natur, wrth ymateb i Hysbysiad o Newid yr Ymgeisydd (gweler paragraff 3.2 y Nodyn Cyngor hwn).

2.4 Mae’n bwysig egluro nad yw cyflwyno gwybodaeth newydd neu ddiwygiedig gan yr Ymgeisydd yn ystod y camau Cyn-archwilio neu Archwilio (er enghraifft, fersiynau newydd o’r DCO drafft wrth i Erthyglau gael eu hadolygu a’r geiriad gael ei wella, a Gofynion neu Ddarpariaethau Amddiffynnol gael eu datblygu er mwyn lliniaru effeithiau) yn gyfystyr â gofyn am gael newid cais o reidrwydd. Er enghraifft, yn dilyn penderfyniad i dderbyn cais i’w archwilio, bydd yr Arolygiaeth Gynllunio yn aml yn rhoi cyngor i ymgeiswyr a allai amlygu gwallau, hepgoriadau a materion ansoddol sy’n ymwneud â’r dogfennau cais a gyflwynwyd. Wrth ymateb, gallai ymgeiswyr gyflwyno rhestr gwallau, dogfennau cais diwygiedig, cynlluniau neu wybodaeth amgylcheddol. Yn ystod yr Archwiliad, gallai’r ExA hefyd ofyn am wybodaeth ychwanegol neu sylwadau ysgrifenedig gan ymgeisydd neu Barti â Buddiant (yn unol â Rheol 17 Rheolau Cynllunio Seilwaith (Gweithdrefn Archwilio) 2010); gallai gwybodaeth newydd gael ei darparu hefyd wrth ymateb i gwestiynau ysgrifenedig ExA. Efallai na fydd newidiadau i ddogfennau’r cais yn arwain o reidrwydd at newidiadau i’r Datblygiad Arfaethedig.

2.5 Yr ExA sy’n gyfrifol, yn y pen draw, am benderfynu p’un a yw unrhyw wybodaeth newydd a gyflwynir i’r Archwiliad gan ymgeisydd yn gyfystyr â newid i’r cais. Os bydd ymgeisydd yn cyflwyno gwybodaeth newydd a allai fod yn gyfystyr â newid i gais, ond nad yw’n darparu Hysbysiad o Newid (gweler paragraff 3.2 y Nodyn Cyngor hwn), gallai’r ExA ofyn am y wybodaeth a amlinellir yn Ffigur 2 y Nodyn Cyngor hwn o hyd cyn penderfynu p’un ai archwilio’r wybodaeth newydd a sut.

3. Camau allweddol wrth ofyn am gael newid cais

3.1 Cyn gofyn am gael newid cais, bydd angen i ymgeiswyr benderfynu eu hunain (gan geisio eu cyngor cyfreithiol eu hunain) p’un a yw’n debygol y gall newid arfaethedig gael ei fodloni o fewn proses PA2008. Os yw’r Ymgeisydd yn credu y gallai’r dymuniad i newid ei gais gael ei fodloni, bydd angen iddo baratoi hysbysiad i’r ExA.

3.2 Dylid rhoi gwybod i’r ExA am y bwriad i ofyn am gael newid cais cyn gynted ag y bo’n ymarferol (gweler Cam 1 Ffigur 1). Cyfeirir at y cam hwn fel yr Hysbysiad o Newid. Mae hysbysu ynglŷn â’r bwriad i ofyn am gael gwneud newid yn cynnwys rhoi cyflwyniad i’r ExA sy’n disgrifio’r newid, yn rhoi’r graddfeydd amser tebygol ar gyfer ymgynghori ac yn cadarnhau’r dyddiad tebygol pan fydd y cyflwyniad ffurfiol yn cael ei wneud i’r ExA yn gofyn am gael gwneud y newid i’r cais. Dylai’r Hysbysiad o Newid gynnwys y wybodaeth a amlinellir yn Ffigur 2A y Nodyn Cyngor hwn. Bydd yr Hysbysiad o Newid ac unrhyw ddogfennau cysylltiedig a ddarperir yn cael eu cyhoeddi ar y wefan Cynllunio Seilwaith Cenedlaethol.

3.3 Cyfeirir at gyflwyno dymuniad ffurfiol i wneud newid i gais fel y Cais i Newid. Dylai’r Cais i Newid gynnwys y wybodaeth a amlinellir yn Ffigur 2b y Nodyn Cyngor hwn. Cyn gwneud unrhyw Gais i Newid (gweler Cam 4 Ffigur 1), dylai’r Ymgeisydd fod wedi ystyried yn ofalus yr angen i ymgynghori ynglŷn â’r newid arfaethedig, gan ystyried unrhyw gyngor gweithdrefnol a roddwyd gan yr ExA wrth ymateb i’r Hysbysiad o Newid (gweler Cam 2 Ffigur 1) a darpariaethau’r Rheoliadau CA. Bydd yr ExA yn rhoi cyngor ynglŷn â phwy y mae’n ystyried y dylid ymgynghori â nhw, ond, fel man cychwyn, mae’r Arolygiaeth yn argymell y dylai ymgeiswyr ymgynghori â’r holl unigolion hynny a ragnodir yn PA2008 o dan adran 42 (a) i (d) y byddai’r newid arfaethedig yn effeithio arnynt (gan roi o leiaf 28 niwrnod o dderbyn y wybodaeth i gael ymatebion). Os defnyddir dull wedi’i dargedu o amlygu’r rhai hynny y mae’r dymuniad i newid y cais yn effeithio arnynt, dylid cyfiawnhau’n fanwl pam yr ystyrir nad oes angen ymgynghori â’r holl unigolion rhagnodedig (er enghraifft, o ran Ymgymerwyr Statudol, trwy gadarnhau na fyddai’r newid arfaethedig yn effeithio ar eu swyddogaethau). Os yw’n berthnasol, dylai ymgeiswyr amlygu unrhyw unigolion newydd eu rhagnodi, h.y. y rhai hynny yr ymgynghorwyd â nhw ynglŷn â’r newid y gofynnir amdano ond na ymgynghorwyd â nhw ynglŷn â’r cais gwreiddiol.

3.4 Caiff ymgeisydd ymgynghori ynglŷn â’r newid arfaethedig yn wirfoddol cyn ceisio cyngor gweithdrefnol gan yr ExA er mwyn arbed amser, o bosibl. Os bydd ymgeisydd yn dymuno ymgynghori cyn Cam 3 yn Ffigur 1 ond yn ansicr sut i symud ymlaen, caiff wneud cyflwyniad sy’n ceisio barn yr ExA ynglŷn â graddau a natur yr ymarfer ymgynghori.

3.5 Caiff yr ExA ofyn i ymgynghoriad ychwanegol gael ei gynnal os nad yw’n credu bod y camau a gymerwyd gan ymgeisydd yn ddigonol i ddiogelu buddiannau a/ neu hysbysu’r rhai y gallai’r newid y gofynnir amdano effeithio arnynt.

Ffigur 1: Crynodeb o sut i ofyn am gael gwneud newid i gais a dderbyniwyd

Cam 1 Mae Ymgeisydd yn penderfynu gofyn am gael gwneud newid i gais sydd eisoes wedi cael ei dderbyn i’w archwilio ac mae’n rhoi gwybod i’r ExA yn ysgrifenedig (yr Hysbysiad o Newid), gan gynnwys y wybodaeth berthnasol a amlinellir yn Ffigur 2.

Cam 2 Mae’r ExA yn rhoi cyngor i’r Ymgeisydd ynglŷn â goblygiadau gweithdrefnol y newid arfaethedig ac ynglŷn â’r posibilrwydd y bydd angen i’r Ymgeisydd gynnal ymgynghoriad, yn ogystal â’i raddfa a’i natur.

Cam 3 Mae’r Ymgeisydd yn cynnal ymgynghoriad ynglŷn â’r newid arfaethedig, i’r graddau priodol. Gallai’r cam hwn gael ei gychwyn yn gynharach er mwyn arbed amser, o bosibl, a llywio dull yr Ymgeisydd.

Cam 4 Mae’r Ymgeisydd yn gofyn i’r ExA yn ffurfiol am gael newid y cais (Cais i Newid) trwy ddarparu’r wybodaeth berthnasol a amlinellir yn Ffigur 2.

Cam 5 Mae’r ExA yn gwneud Penderfyniad Gweithdrefnol ynglŷn â ph’un ai derbyn ac archwilio’r cais sydd wedi’i newid ai peidio, ac yn cadarnhau sut bydd yn cael ei archwilio.

Cam 6 Os yw’r ExA yn penderfynu y gellir archwilio’r cais sydd wedi’i newid, bydd yr archwiliad yn symud ymlaen i ystyried y cais sydd wedi’i newid. Os yw’r ExA yn penderfynu na ellir archwilio’r cais sydd wedi’i newid, bydd angen i’r Ymgeisydd benderfynu sut i symud ymlaen (gweler paragraff 2.1 y Nodyn Cyngor hwn).

Mae cais i newid a wneir yn ystod yr ychydig wythnosau olaf o’r archwiliad yn annhebygol o gael ei dderbyn gan yr ExA, a bydd ei adroddiad a’i argymhelliad yn cael eu gwneud ar sail y cais fel y saif ar ddiwedd yr Archwiliad.

4. Y wybodaeth sy’n ofynnol pan ofynnir am gael gwneud newid

4.1 Er mwyn cynorthwyo’r ExA i wneud y Penderfyniad Gweithdrefnol y cyfeirir ato yng Ngham 5 Ffigur 1, yn ogystal â rhoi eglurder i’r rhai sy’n cymryd rhan yn y broses, dylai ymgeiswyr ddarparu’r wybodaeth a amlinellir yn Ffigur 2 sy’n ymwneud â’r Hysbysiad o Newid a’r Cais i Newid.

Ffigur 2a: Gwybodaeth i’w chynnwys mewn Hysbysiad o Newid

  1. Disgrifiad clir o’r newid arfaethedig, gan gynnwys unrhyw waith newydd/ wedi’i newid ac unrhyw faterion ategol newydd/ wedi’u newid.
  2. Datganiad sy’n amlinellu’r sail resymegol a’r angen dybryd i wneud y newid gan gyfeirio at y Canllawiau Archwilio, unrhyw Ddatganiad(au) Polisi Cenedlaethol perthnasol, fel y bo’n briodol, ac unrhyw faterion pwysig a pherthnasol eraill. Dylai’r datganiad hwn gynnwys cyfiawnhad cadarn dros wneud y newid ar ôl i’r cais gael ei dderbyn i’w archwilio.
  3. Datganiad sy’n cadarnhau p’un a yw’r newid yn cynnwys newidiadau i diroedd y Gorchymyn a barn yr Ymgeisydd ynglŷn â ph’un a fyddai’r Rheoliadau CA yn cael eu hysgogi gan y newid arfaethedig. Os na fyddai digon o amser i fodloni’r darpariaethau archwilio yn y Rheoliadau CA, mae’n rhaid i’r Ymgeisydd allu darparu cadarnhad bod yr holl unigolion hynny sydd â buddiant yn y tir ychwanegol yn cydsynio i gynnwys darpariaeth sy’n awdurdodi ei gaffael yn orfodol yn y DCO. being examined confirmation of private agreement with new land interests must be confirmed.
  4. Datganiad sy’n cadarnhau p’un a ddisgwylir i’r newid arwain at unrhyw effeithiau amgylcheddol arwyddocaol tebygol newydd neu wahanol, a disgrifiad cryno o’r effeithiau hynny ac unrhyw fesurau lliniaru a gynigir.
  5. Gwybodaeth sy’n cadarnhau sut, ym marn yr Ymgeisydd, y gellir ystyried y cais i newid o fewn y graddfeydd amser statudol sy’n weddill.
  6. Y raddfa amser ar gyfer ymgynghori ynglŷn â’r newid arfaethedig, a safbwynt yr Ymgeisydd ynglŷn â chwmpas yr ymgynghoriad hwnnw, gan gynnwys cyfiawnhad.
  7. Y dyddiad cyflwyno disgwyliedig ar gyfer y Cais i Newid.

  Ffigur 2b: Beth i’w gynnwys yn y Cais i Newid

  1. Disgrifiad wedi’i gadarnhau/ wedi’i ddiweddaru o’r newid arfaethedig (gweler 2a, uchod).
  2. Datganiad wedi’i gadarnhau/ wedi’i ddiweddaru sy’n amlinellu’r sail resymegol a’r angen dybryd i wneud y newid (gweler 2a, uchod).
  3. Rhestr lawn o holl ddogfennau a chynlluniau’r cais, gan restru diwygiadau canlyniadol i bob dogfen a chynllun neu anodiad ‘dim newid’. Dylai’r rhestr gynnwys diweddariad o unrhyw gydsyniadau/ trwyddedau sy’n ofynnol a ph’un a fydd (o ystyried y newid arfaethedig i’r cais) unrhyw rwystr rhag sicrhau’r cydsyniadau/ trwyddedau cyn i’r Archwiliad ddod i ben.
  4. Fersiwn lân a fersiwn sy’n olrhain newidiadau o’r DCO drafft sy’n dangos pob newid arfaethedig, a Memorandwm Esboniadol drafft diwygiedig. Os yw newidiadau drafftio wedi cael eu gwneud i’r DCO drafft yn ystod yr Archwiliad, dylai ymgeiswyr wirio gyda’r ExA ba fersiwn o’r DCO drafft a’r Memorandwm Esboniadol drafft y dylid ei defnyddio at y diben hwn.
  5. Os yw’r newid arfaethedig yn cynnwys newidiadau i dir y Gorchymyn, cadarnhad nad yw’r Rheoliadau CA yn cael eu hysgogi gan gynnwys, os yw’n briodol, copi o’r cydsyniad a gafwyd gan yr holl unigolion sydd â buddiant yn y tir ychwanegol. Os ysgogir y Rheoliadau CA, mae’n rhaid i ymgeiswyr ddarparu’r wybodaeth a ragnodir yn Rheoliad 5 y Rheoliadau CA (sef atodiad i’r Llyfr Cyfeirio, Cynllun Tir sy’n dangos y tir ychwanegol, Datganiad o’r Rhesymau pam mae angen y tir ychwanegol a datganiad sy’n nodi sut y bwriedir ariannu caffael y tir ychwanegol (Datganiad Cyllido)), a dylent egluro sut yr ystyrir y gellir bodloni gofynion gweithdrefnol y Rheoliadau CA o fewn y graddfeydd amser statudol sy’n weddill. Dylid darparu fersiwn lân a fersiwn sy’n olrhain newidiadau o’r dogfennau hyn.
  6. Os yw’r newid arfaethedig yn arwain at unrhyw effeithiau amgylcheddol arwyddocaol tebygol newydd neu wahanol, dylid darparu gwybodaeth amgylcheddol arall a chadarnhad:
    1. bod yr effeithiau wedi cael eu hasesu’n ddigonol a bod y wybodaeth amgylcheddol wedi bod yn destun cyhoeddusrwydd. Er nad yw’n ofyniad statudol, dylai’r cyhoeddusrwydd adlewyrchu gofynion Rheoliadau Cynllunio Seilwaith (Asesu Effeithiau Amgylcheddol) 2017 (y Rheoliadau AEA) a dylai ymgeiswyr hefyd gyflwyno copïau o unrhyw sylwadau a dderbyniwyd sy’n ymateb i’r cyhoeddusrwydd hwn gyda’r cais i newid.
    2. bod unrhyw gyrff ymgynghori a allai fod â buddiant yn y newidiadau arfaethedig wedi cael eu hymgynghori (gan adlewyrchu gofynion y Rheoliadau AEA). Dylai ymgeiswyr gyflwyno copïau o unrhyw ymatebion a gafwyd gan gyrff ymgynghori gyda’r Cais i Newid. Dylai ymgeiswyr amlygu’r cyrff ymgynghori hynny yr ymgynghorwyd â nhw ynglŷn â’r newidiadau arfaethedig ond nid y cais gwreiddiol.
  7. Pan gynhaliwyd ymgynghoriad (naill ai’n wirfoddol, yn unol â chyfarwyddyd yr ExA neu yn unol â gofynion y Rheoliadau CA), mae’n rhaid darparu Adroddiad Ymgynghori. Mae’n rhaid i’r Adroddiad Ymgynghori gadarnhau pwy yr ymgynghorwyd â nhw ynglŷn â’r newid arfaethedig, esbonio pam yr ymgynghorwyd â nhw, a chynnwys ystyriaeth yr Ymgeisydd o gynnwys yr ymatebion ymgynghori a dderbyniwyd. Dylai copïau o unrhyw ymatebion ymgynghori a dderbyniwyd gan ymgeisydd gael eu cynnwys yn yr Adroddiad Ymgynghori hefyd fel atodiad.

5. Rôl yr Awdurdod Archwilio

5.1 Penodir yr ExA yn dilyn penderfyniad i dderbyn cais. Fel y cyfryw, bydd wedi’i sefydlu yn gynnar yn ystod y cam Cyn-archwilio, fel arfer. Felly, fe allai hyn hwyluso ystyriaeth gynnar o sut yr ymdrinnir â chais i newid.

5.2 Mae’n rhaid i’r ExA sicrhau bod hawliau Partïon â Buddiant ac unrhyw un arall y gallai newid arfaethedig effeithio arno yn cael eu hamddiffyn. Bydd yr ExA yn cael ei arwain gan egwyddorion tegwch a rhesymoldeb wrth ystyried cais i newid.

5.3 Bydd gofynion gweithdrefnol, fel y bônt yn berthnasol i’r Rheoliadau CA (pan fydd y newid yn cynnwys tir ychwanegol fel y’i diffinnir yn Rheoliad 2 y Rheoliadau CA) a’r Rheoliadau AEA (pan fydd newid yn golygu bod angen cyflwyno gwybodaeth amgylcheddol fel y’i diffinnir yn Rheoliad 3 y Rheoliadau AEA), yn ffactorau arwyddocaol hefyd wrth benderfynu sut yr ymdrinnir â newid.

5.4 Pan fydd ymgeisydd yn gofyn am gael gwneud newid, ac wedi ymgynghori ynglŷn â’r newid hwnnw lle y bo’n briodol, bydd angen i’r ExA ystyried p’un ai archwilio’r cais sydd wedi’i newid (ac os felly, sut). I ddechrau, mae’n rhaid i’r ExA fod yn fodlon nad yw’r newid mor sylweddol fel bod yr Ymgeisydd yn ceisio caniatâd ar gyfer prosiect sylweddol wahanol, i bob pwrpas, ac felly un na fu’n destun y gweithdrefnau statudol Cyn-ymgeisio. Pe byddai hynny’n wir, ni fyddai’r cais wedi’i newid yn gallu cael ei archwilio o fewn yr amserlen statudol heb dorri egwyddorion tegwch a rhesymoldeb. Mae p’un a yw’r cais arfaethedig sydd wedi’i newid yn gyfystyr â’r un prosiect o hyd, ai peidio, yn benderfyniad i’r ExA ar sail barn gynllunio. Fel arfer, ni fydd angen i’r ExA ymgynghori â Phartïon â Buddiant ynglŷn â’r mater hwn oherwydd bydd ymatebion i’r ymgynghoriad a gynhaliwyd gan yr Ymgeisydd wedi cael eu darparu yn rhan o’r Adroddiad Ymgynghori sy’n cyd-fynd â’r Cais i Newid.

5.5 Os bydd yr ExA yn penderfynu peidio â derbyn y newidiadau a gynigiwyd gan yr Ymgeisydd, bydd angen i’r Ymgeisydd benderfynu p’un ai symud ymlaen ar sail y cais a gyflwynwyd, tynnu’r cais yn ôl neu ofyn am gael gwneud newid llai. Os bydd ymgeisydd yn penderfynu gofyn am gael gwneud newid llai, dylid ystyried yr amser sydd ar gael i ofyn am y newid llai a’i archwilio. Po hwyaf yn y broses y tynnir cais yn ôl, y mwyaf yw’r perygl y gallai Parti â Buddiant adennill ei gostau’n llwyddiannus. Mae’r llywodraeth wedi cyhoeddi canllawiau ynglŷn â dyfarnu costau (Dyfarnu costau: archwilio ceisiadau ar gyfer gorchmynion caniatâd datblygu, Gorffennaf 2013).

6. Rôl Partïon â Buddiant

6.1 Bydd Partïon â Buddiant bob amser yn cael cyfleoedd i ymwneud â’r broses newid. Fel arfer, bydd yr Ymgeisydd yn ymgynghori â Phartïon perthnasol â Buddiant (a Chyrff/ Ymgyngoreion Statudol) cyn i’r Cais i Newid gael ei wneud i’r ExA. Mae’r Arolygiaeth yn annog Partïon perthnasol â Buddiant (a Chyrff/ Ymgyngoreion Statudol) i ymateb i unrhyw ymgynghoriad a gynhelir gan yr Ymgeisydd fel y gellir cyflwyno cytundebau a/ neu wrthdrawiadau i’r archwiliad cyn gynted â phosibl.

6.2 Os bydd ExA yn derbyn newid, bydd yr ExA bob amser yn gwahodd Partïon â Buddiant i wneud sylwadau ar y cais sydd wedi’i newid. Bydd y cyfle hwn yn cael ei gynnwys o fewn Amserlen Archwiliad ddiwygiedig. Fel arfer, bydd cyflwyniadau ar ffurf sylwadau ysgrifenedig, fel y disgrifir yn Rheol 10 Rheolau Cynllunio Seilwaith (Gweithdrefn Archwilio) 2010, gan gynnwys ymatebion i unrhyw gwestiynau penodol a ofynnwyd gan yr ExA ynglŷn â’r cais sydd wedi’i newid. Gweler Nodyn Cyngor 8.4 am ragor o wybododaeth am wneud sylwadau ysgrifenedig. Gallai Gwrandawiad Mater Penodol gael ei gynnal hefyd sy’n ymdrin â’r cais sydd wedi’i newid. Gweler Nodyn Cyngor 8.5 am ragor o wybodaeth am wrandawiadau.

6.3 O ran newidiadau sy’n ysgogi’r Rheoliadau CA oherwydd bod angen tir ychwanegol neu hawliau ychwanegol dros dir i wireddu’r newid, gwahoddir Partïon perthnasol â Buddiant (gan gynnwys Unigolion yr Effeithir Arnynt) i ymwneud â gweithdrefnau’r archwiliad fel yr amlinellir yn y Rheoliadau CA. Mae’r gweithdrefnau hyn yn cynnwys cam Sylwadau Perthnasol newydd sy’n ymdrin â’r ddarpariaeth arfaethedig, a fydd yn cynnwys tir a/ neu hawliau ychwanegol, a’r cyfle i Bartïon perthnasol â Buddiant ofyn am gael siarad mewn Gwrandawiad Llawr Agored a/ neu Wrandawiad Caffael Gorfodol. Mae’n rhaid i’r Ymgeisydd roi gwybod am y gweithdrefnau hyn a rhoi cyhoeddusrwydd iddynt yn y modd a ragnodir yn y Rheoliadau CA.

6.4 Yn y pen draw, yr ExA sy’n gyfrifol, ar ôl ystyried y cais sydd wedi’i newid a’r sylwadau a wnaed ynglŷn ag ef, am roi adroddiad i’r Ysgrifennydd Gwladol perthnasol sy’n cynnwys argymhelliad ynglŷn â ph’un a ddylai caniatâd datblygu ac unrhyw bwerau Caffael Gorfodol y mae’r Ymgeisydd yn gofyn amdanynt gael eu rhoi.

7. Goblygiadau amseru

7.1 Mae’r adran ganlynol yn amlygu goblygiadau gofyn am gael gwneud newid ar wahanol gamau o’r broses ar ôl i gais gael ei dderbyn i’w archwilio. Mae hefyd yn amlinellu’r amryw gyfleoedd gweithdrefnol a phwerau y gall ExA eu defnyddio i helpu i hwyluso ystyried cais am gael gwneud newid.

7.2 Bydd dymuniad am gael gwneud newid i gais a dderbyniwyd yn cael ei ystyried o fewn y strwythur ffïoedd presennol fel y’i hamlinellir yn Rheoliadau Cynllunio Seilwaith (Ffïoedd) 2010 (y Rheoliadau Ffïoedd). Fodd bynnag, dylai ymgeiswyr fod yn ymwybodol mai un o oblygiadau gofyn am gael gwneud newid i gais yw y gallai fod angen amser ychwanegol (o fewn yr uchafswm statudol o chwe mis ar gyfer y cam Archwilio) i archwilio’r cais, a allai arwain at gynyddu’r ffi archwilio yn seiliedig ar y gyfradd ddyddiol berthnasol o dan reoliadau 8 a 9 y Rheoliadau Ffïoedd.

Y cam Cyn-archwilio

7.3 Os oes angen gwneud newid, dylai ymgeiswyr ddarparu’r Hysbysiad o Newid cyn gynted â phosibl ar ôl i’r cais gael ei dderbyn a dilyn y camau yn Ffigur 1 y Nodyn Cyngor hwn. Gellir cynnal ymgynghoriad (yn unol â Cham 3 yn Ffigur 1) yn gynnar yn ystod y cam Cyn-archwilio, cyn i’r archwiliad ddechrau. Gall cynnig newid ar yr adeg hon leihau’r effaith ar yr amserlen statudol yn ystod y cam Archwilio. Fodd bynnag, dylai ymgeiswyr sicrhau bod unrhyw oedi cyn dechrau’r Archwiliad yn cael ei leihau gymaint â phosibl yn unol â pharagraff 45 y Canllawiau Archwilio.

7.4 Os yw ymgeisydd yn dymuno darparu Hysbysiad o Newid cyn y Cyfarfod Rhagarweiniol, dylid darparu cymaint o wybodaeth â phosibl (gweler Ffigur 2 y Nodyn Cyngor hwn) gyda’r hysbysiad a pheidio â’i chadw’n ôl tan i’r Cais i Newid gael ei wneud.

Hysbysiad o Newid cyn i’r gwahoddiad i’r Cyfarfod Rhagarweiniol gael ei roi (llythyr Rheol 6 (Rheolau Cynllunio Seilwaith (Gweithdrefn Archwilio) 2010, Rheol 6))

7.5 Yn ddelfrydol, dylai’r Ymgeisydd ddarparu Hysbysiad o Newid cyn i’r llythyr Rheol 6 gael ei roi i’r Partïon â Buddiant. Byddai hyn yn caniatáu i’r ExA gynnwys gwybodaeth am y cais i newid yn y llythyr Rheol 6 a chyfeirio Partïon â Buddiant at wybodaeth a ddarparwyd gan yr Ymgeisydd am y cais i newid. Byddai hefyd yn caniatáu i’r ExA ystyried y cais yn yr Amserlen Archwilio ddrafft a chynnwys amser i drafod archwilio’r newid arfaethedig yn agenda ddrafft y Cyfarfod Rhagarweiniol. Byddai hyn yn galluogi’r holl Bartïon â Buddiant i gael yr holl wybodaeth cyn y Cyfarfod Rhagarweiniol ac yn hwyluso trafodaeth â ffocws ynglŷn â sut gallai cais sydd wedi’i newid gael ei archwilio.

7.6 Dylai ymgeiswyr ofyn i Reolwr Achos yr Arolygiaeth Gynllunio pryd mae’r llythyr Rheol 6 yn debygol o gael ei roi i Bartïon â Buddiant. Gallai Hysbysiad o Newid sy’n dod i’r amlwg ddylanwadu ar amseriad cyhoeddi’r llythyr Rheol 6 a hysbysu Partïon â Buddiant amdano.

7.7 Os bydd ymgeisydd yn darparu Hysbysiad o Newid cyn i’r llythyr Rheol 6 gael ei roi, fe allai hyn hefyd ddylanwadu ar amseriad y Cyfarfod Rhagarweiniol. Er enghraifft, efallai y bydd angen cyfnod cyn y Cyfarfod Rhagarweiniol i ganiatáu i ymgeisydd geisio cyngor gan yr ExA yn unol â Cham 2 yn Ffigur 1 y Nodyn Cyngor hwn, ac yna ymgynghori ynglŷn â’r newid arfaethedig yn unol â Cham 3 yn Ffigur 1. Gallai hyn oedi dechrau’r cam Archwilio, ond byddai’n golygu y byddai Partïon â Buddiant ac eraill yn cael cyfle i ystyried goblygiadau’r newid cyn i’r Archwiliad ddechrau a byddai’n lleihau’r effaith ar weddill y broses gymaint â phosibl.

Hysbysiad o Newid ar ôl i’r gwahoddiad i’r Cyfarfod Rhagarweiniol gael ei roi (llythyr Rheol 6)

7.8 Os bydd ymgeisydd yn penderfynu bod angen gwneud newid i’r cais ar ôl i’r llythyr Rheol 6 gael ei roi, dylid rhoi gwybod i’r ExA serch hynny trwy Hysbysiad o Newid yn unol â Cham 1 yn Ffigur 1 y Nodyn Cyngor hwn cyn gynted â phosibl cyn y Cyfarfod Rhagarweiniol. Ni ddylai ymgeiswyr gynnig newid yn y Cyfarfod Rhagarweiniol heb ddarparu Hysbysiad o Newid ysgrifenedig i’r ExA yn gyntaf.

7.9 Er efallai na fydd Partïon â Buddiant wedi cael rhybudd o flaen llaw am y newid arfaethedig yn y llythyr Rheol 6, gall yr ExA addasu agenda’r Cyfarfod Rhagarweiniol i roi cyfle i ofyn cwestiynau i’r Ymgeisydd a mynychwyr eraill am y newid arfaethedig a sut dylai gael ei archwilio, gan gyfeirio at yr Amserlen Archwilio ddrafft a roddwyd gyda’r llythyr Rheol 6.

7.10 Os yw’r ExA o’r farn nad yw’r ymgeisydd wedi darparu digon o wybodaeth yn ei Hysbysiad o Newid neu, os yw Cais i Newid eisoes wedi cael ei wneud, nad yw wedi ymgynghori digon na rhoi digon o gyhoeddusrwydd, gallai’r ExA gynnwys amser yn Amserlen yr Archwiliad er mwyn i ymgeisydd ailadrodd Camau 3 a 4 Ffigur 1 y Nodyn Cyngor hwn cyn gwneud Penderfyniad Gweithdrefnol (Cam5 Ffigur 1). Fel arall, os yw’r ExA yn penderfynu y dylai’r holl Bartïon â Buddiant gael mwy o amser i ystyried y newid arfaethedig cyn i’r Archwiliad ddechrau, gallai’r ExA anfon Penderfyniad Gweithdrefnol at Bartïon â Buddiant yn rhoi gwybod iddynt am ddyddiad newydd ar gyfer Cyfarfod Rhagarweiniol.

7.11 Os yw’r ExA o’r farn bod y cais sydd wed’i newid yn gallu cael ei archwilio, bydd yn rhoi ei Benderfyniad Gweithdrefnol yn y llythyr Rheol 8 cyn gynted ag y bo’n ymarferol ar ôl y Cyfarfod Rhagarweiniol, gan gynnwys Amserlen Archwiliad a fydd yn sicrhau bod digon o amser i archwilio’r cais sydd wedi’i newid o fewn y graddfeydd amser statudol. Os yw’r ExA yn penderfynu peidio â derbyn y newid a geisiwyd gan yr Ymgeisydd, bydd hyn hefyd yn cael ei gyfleu yn y Penderfyniad Gweithdrefnol a gynhwysir yn y llythyr Rheol 8.

Y cam Archwilio

7.12 Mae’n rhaid i’r Archwiliad beidio â phara mwy na chwe mis. Felly, mae’n rhaid i unrhyw gais i newid gael ei wneud cyn gynted â phosibl ac ar adeg a fydd yn caniatáu i’r ExA archwilio’r holl faterion pwysig a pherthnasol a godir gan y cais sydd wedi’i newid. Mae’n rhaid i’r ExA roi gwybod i Bartïon â Buddiant am unrhyw Benderfyniad Gweithdrefnol i dderbyn neu wrthod Cais i Newid cyn gynted ag y bo’n ymarferol ar ôl i’r penderfyniad gael ei wneud.

7.13 Os yw’r Rheoliadau CA wedi cael eu hysgogi, bydd angen i’r ExA ystyried p’un a oes modd bodloni’r gofynion a amlinellir yn y Rheoliadau hyn o fewn gweddill y cam Archwilio.

7.14 Yn ystod yr Archwiliad, mae’n rhaid i Hysbysiad o Newid gael ei gyflwyno’n ysgrifenedig i’r ExA yn unol â’r camau a nodir yn Ffigur 1 y Nodyn Cyngor hwn. Wrth gyflwyno Hysbysiad o Newid, dylai ymgeiswyr ystyried graddau diwygiadau canlyniadol sy’n ofynnol i’r cais a gyflwynwyd a’r amser sydd ar gael i gynhyrchu’r dogfennau angenrheidiol i gyd-fynd â’r Cais i Newid; hefyd, yr amser sydd ar gael i Bartïon â Buddiant allu ystyried, deall a gwneud sylwadau ar y newid arfaethedig cyn diwedd yr Archwiliad, yn ogystal ag unrhyw faterion eraill sy’n weddill.

7.15 Cyn cyflwyno Hysbysiad o Newid, gallai’r Ymgeisydd hefyd ddymuno rhoi gwybod i’r ExA am y cais i newid sy’n dod i’r amlwg mewn gwrandawiad. Fodd bynnag, ni ddylai ymgeiswyr gymryd yn ganiataol y bydd yr ExA mewn sefyllfa i allu gwneud Penderfyniad Gweithdrefnol mewn gwrandawiad. Os bydd y newid arfaethedig yn effeithio ar agenda’r gwrandawiad, gallai’r ExA arfer ei ddisgresiwn i ohirio’r gwrandawiad a/ neu ddiwygio Amserlen yr Archwiliad trwy wneud Penderfyniad Gweithdrefnol.

7.16 Pan fydd yr Archwiliad wedi dod i ben, ni all yr ExA dderbyn unrhyw sylwadau na chyflwyniadau ychwanegol gan Bartïon â Buddiant, gan gynnwys unrhyw ddymuniad gan ymgeisydd i wneud newid i gais.