Chwefror 2021
Cynnwys
Cyflwyniad a diben y ddogfen hon
1. Beth yw’r GDPR?
2. Pa wybodaeth bersonol y mae’r Arolygiaeth Gynllunio yn ei chasglu a’i chyhoeddi ar y wefan Cynllunio Seilwaith Cenedlaethol?
3. Pam mae’r Arolygiaeth Gynllunio yn cyhoeddi recordiadau sain a fideo o ddigwyddiadau Archwiliad?
4. Sut mae’r GDPR yn berthnasol i recordiadau sain a fideo digidol?
5. A fydd gofyn i mi roi gwybodaeth bersonol mewn digwyddiad Archwiliad?
6. Beth os na allaf osgoi cynnwys gwybodaeth bersonol yn fy sylwadau llafar?
7. A allaf recordio, trydaru neu ffilmio digwyddiadau Archwiliad?
8. Beth os nad wyf am gael fy ffilmio gan rywun arall sy’n bresennol?
9. Pa statws sydd gan recordiadau trydydd parti wrth archwilio cais o dan Ddeddf Cynllunio 2008?
10. Am ba hyd mae’r recordiadau sain a fideo digidol yn cael eu cadw ar y wefan Cynllunio Seilwaith Cenedlaethol?
Cyflwyniad a diben y ddogfen hon
Cyhoeddwyd y ddogfen CCau hon dan a51 Deddf Cynllunio 2008 (DC2008). Mae’n cynnwys cyngor i unigolion sy’n rhan o’r archwiliad o geisiadau Prosiectau Seilwaith o Arwyddocâd Cenedlaethol ynghylch sut mae’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data 2016 (GDPR) yn berthnasol i sylwadau llafar a recordiadau sain a fideo o ddigwyddiadau Archwiliad.
At y dibenion hyn, mae digwyddiadau Archwiliad yn cynnwys:
- Cyfarfodydd Rhagarweiniol;
- Gwrandawiadau Materion Penodol;
- Gwrandawiadau Llawr Agored; a
- Gwrandawiadau Caffael Gorfodol.
Mae’r Arolygiaeth Gynllunio yn cymryd ei dyletswyddau diogelu data ar gyfer y wybodaeth rydych yn ei rhoi i ni o ddifrif. Am fwy o wybodaeth am sut rydym yn defnyddio ac yn rheoli eich data personol, ewch i’n Hysbysiad Preifatrwydd.
Nid yw’r ddogfen CCau hon yn ailadrodd nac yn disodli’r egwyddorion pwysig sydd wedi’u hamlinellu yn ein Hysbysiad Preifatrwydd.
Gall y ddogfen hon gael ei diweddaru o dro i dro, yn ôl disgresiwn yr Arolygiaeth Gynllunio. Gallwch gofrestru i gael eich hysbysu drwy’r e-bost pan / os bydd y diweddariadau hyn yn digwydd drwy ddefnyddio’r yn digwydd drwy ddefnyddio’r offeryn ar offeryn ar y dudalen hon ar y wefan Cynllunio Seilwaith Cenedlaethol.
1. Beth yw’r GDPR?
Y GDPR yw’r brif ddeddf sy’n rheoleiddio sut mae’n rhaid i sefydliadau ddiogelu pob dinesydd o’r Undeb Ewropeaidd (UE) rhag torri preifatrwydd a chyfrinachedd data yn y bydd sydd ohoni, sy’n dibynnu ar ddata. Cadwyd y GDPR yng nghyfraith y DU ers i’r Deyrnas Unedig adael yr UE.
Mae gan bob sefydliad yn y sector cyhoeddus, gan gynnwys yr Arolygiaeth Gynllunio, ddyletswydd i ddeall a chydymffurfio â GDPR.
2. Pa wybodaeth bersonol y mae’r Arolygiaeth Gynllunio yn ei chasglu a’i chyhoeddi ar y wefan Cynllunio Seilwaith Cenedlaethol?
Gweler Hysbysiad Preifatrwydd yr Arolygiaeth Gynllunio.
3. Pam mae’r Arolygiaeth Gynllunio yn cyhoeddi recordiadau sain a fideo o ddigwyddiadau Archwiliad?
Gwerthoedd sylfaenol yr Arolygiaeth Gynllunio yw ein hymrwymiad i ddidwylledd, tryloywder ac amhleidioldeb wrth ymgymryd â’n busnes, ac rydym yn ymrwymo i gyhoeddi’r wybodaeth sydd gennym yn rhagweithiol.
Caiff recordiadau sain a fideo digidol o ddigwyddiadau Archwiliad sy’n cael eu cynnal dan broses Deddf Cynllunio 2008 eu cyhoeddi fel gall unrhyw un sydd â diddordeb mewn archwiliad o gais ddarganfod beth ddigwyddodd, p’un a oedd yn bresennol yn y digwyddiad neu beidio.
4. Sut mae’r GDPR yn berthnasol i recordiadau sain a fideo digidol?
Gan y caiff recordiadau sain a fideo digidol eu cadw a’u cyhoeddi ar y wefan Cynllunio Seilwaith Cenedlaethol, maent yn ffurfio cofnod cyhoeddus a all gynnwys gwybodaeth berthnasol, ac mae GDPR yn berthnasol iddi.
Os byddwch yn cymryd rhan mewn digwyddiad Archwiliad, mae’n bwysig eich bod yn deall y byddwch yn cael eich recordio a’ch bod yn rhoi caniatâd i’r recordiad sain a fideo digidol gael ei gadw a’i gyhoeddi.
Os na fyddwch yn rhoi caniatâd i’ch sylwadau llafar gael eu recordio mewn digwyddiad Archwiliad, bydd yr Awdurdod Archwilio yn cynnig proses ysgrifenedig i chi fel modd arall o gyflwyno eich sylwadau. Arolygydd neu Banel o Arolygwyr yw’r Awdurdod Archwilio, a benodir i archwilio’r cais.
5. A fydd gofyn i mi roi gwybodaeth bersonol mewn digwyddiad Archwiliad?
Bydd yr Arolygiaeth Gynllunio ond yn gofyn i wybodaeth sy’n bwysig ac yn berthnasol i benderfyniad cynllunio (h.y. er mwyn iddi gyflawni ei thasg gyhoeddus) gael ei roi ar y cofnod cyhoeddus.
Dim ond mewn amgylchiadau prin iawn y bydd yr Awdurdod Archwilio yn gofyn i chi roi gwybodaeth bersonol o’r math y byddai’n well gan y rhan fwyaf ohonom ei chadw’n breifat neu’n gyfrinachol ar ffurf sylw llafar.
Gweler CC 6 am fwy o gyngor ar hyn.
6. Beth os na allaf osgoi cynnwys gwybodaeth bersonol yn fy sylwadau llafar?
Er mwyn osgoi’r angen i olygu recordiadau sain a fideo digidol, mae’r Arolygiaeth Gynllunio yn gofyn i chi wneud eich gorau i beidio ag ychwanegu gwybodaeth at y cofnod cyhoeddus yr hoffech iddi gael ei chadw’n breifat ac yn gyfrinachol.
Os ydych chi a’r Awdurdod Archwilio (AA) wirioneddol o’r farn nad oes unrhyw ddewis arall ond datgelu’r wybodaeth honno, bydd yr AA yn cytuno ar broses i alluogi i’r wybodaeth honno fod ar gael heb iddo ffurfio rhan o’r cofnod cyhoeddus.
Y ffordd arferol o wneud hyn fyddai i’r AA ofyn i chi wneud sylwadau llafar cyffredinol, ond cynnwys y wybodaeth breifat a chyfrinachol sydd ei hangen arnoch i ategu’r sylwadau hynny mewn sylwadau ysgrifenedig. Er y bydd angen cyhoeddi’r sylwadau ysgrifenedig hefyd, gellir eu golygu – sef proses lle mae cynnwys personol penodol yn cael ei ddileu – cyn i’r sylwadau gael eu cyhoeddi.
Mae’n dilyn felly, os byddwch yn dechrau gwneud sylwadau llafar mewn Archwilio sy’n ymddangos yn debygol o gynnwys gwybodaeth a fyddai’n cael ei chadw’n breifat ac yn gyfrinachol fel arfer, bydd yr AA yn gwirio gyda chi er mwyn sicrhau eich bod yn caniatáu i’r wybodaeth honno gael ei chadw a’i chyhoeddi.
Os na fyddwch yn caniatáu hynny, bydd yr AA yn gofyn i chi beidio â gwneud y rhan berthnasol o’r sylwadau ysgrifenedig ac yn cynnig proses ysgrifenedig i chi.
7. A allaf recordio, trydaru neu ffilmio digwyddiadau Archwiliad?
Mae gennych hawl i ffilmio, trydaru ac adrodd ar y trafodion mewn digwyddiad Archwiliad. Fodd bynnag, mae angen i chi wneud hynny’n gyfrifol ac mewn ffordd nad yw’n amharu ar y trafodion mewn unrhyw ffordd, ac sy’n ystyried GDPR.
Os byddwch yn penderfynu recordio, trydaru neu ffilmio’r trafodion, chi yw’r rheolydd data a chi sy’n gyfrifol am fodloni eich hun eich bod yn gweithredu’n gyfreithlon o fewn y drefn diogelu data.
Os ydych cyn bwriadu ffilmio digwyddiad Archwiliad, bydd angen i chi gofio efallai na fydd rhai unigolion sy’n bresennol am gael eu ffilmio.
Gweler CC 8 am ragor o gyngor ar hyn.
8. Beth os nad wyf am gael fy ffilmio gan rywun arall sy’n bresennol?
Os bydd unigolyn yn rhoi gwybod i’r Awdurdod Archwilio (AA) ei fod ef / bod hi am ffilmio’r trafodion, bydd yr AA yn holi pawb sy’n bresennol ar ddechrau’r digwyddiad a oes unrhyw un nad yw’n dymuno cael ei ffilmio.
Os bydd unigolyn yn gofyn am beidio â chael ei ffilmio, bydd yr AA yn gofyn i’r sawl sy’n ffilmio barchu’r dymuniad hwnnw.
9. Pa statws sydd gan recordiadau trydydd parti wrth archwilio cais o dan Ddeddf Cynllunio 2008?
Y cofnod swyddogol o’r trafodion mewn digwyddiadau Archwiliad yw’r recordiadau sain a fideo sy’n cael eu cyhoeddi ar y wefan Cynllunio Seilwaith Cenedlaethol. Hefyd, y nodyn ysgrifenedig o’r Cyfarfod Rhagarweiniol.
Ni fydd recordiadau, trydariadau, blogiau a chyfathrebiadau tebyg sy’n deillio o ddigwyddiadau Archwiliad yn cael eu derbyn fel tystiolaeth wrth archwilio ceisiadau.
Dylid nodi bod rhai ymgeiswyr yn gofyn am gael ffrydio’r trafodion yn fyw i ystafelloedd preifat / lleoliadau eraill er mwyn helpu eu timau ehangach. Ni ddylai ymgeiswyr recordio na chadw’r ffrydiau byw hyn. Disgwylir i ymgeiswyr ddatgan bod y trafodion yn cael eu ffrydio’n fyw ar ddechrau pob digwyddiad perthnasol. Dylai ffrydio o’r math hwn osgoi cynnwys unrhyw un sy’n bresennol heblaw am aelodau tîm yr Ymgeisydd a’r Awdurdod Archwilio.
10. Am ba hyd mae’r recordiadau sain a fideo digidol yn cael eu cadw ar y wefan Cynllunio Seilwaith Cenedlaethol?
Mae’r recordiadau sain a fideo digidol o unrhyw Wrandawiad Caffael Gorfodol yn cael eu tynnu oddi ar y wefan Cynllunio Seilwaith Cenedlaethol ar ddiwedd cyfnod yr Adolygiad Barnwrol. Mae cyfnod yr Adolygiad Barnwrol chwe wythnos ar ôl cyhoeddi penderfyniad yr Ysgrifennydd Gwladol ar b’un a ddylid rhoi caniatâd datblygu ai peidio.
Mae’r recordiadau sain a fideo o’r:
- Cyfarfod Rhagarweiniol;
- unrhyw Wrandawiad Llawr Agored; ac
- unrhyw Wrandawiad ar Fater Penodol;
yn cael eu tynnu oddi ar y wefan Cynllunio Seilwaith Cenedlaethol ar ddiwedd y cyfnod o bum mlynedd o ddyddiad penderfyniad yr Ysgrifennydd Gwladol.
Bydd yr Arolygiaeth Gynllunio yn cadw’r holl ddeunydd sydd wedi’i ddatgyhoeddi yn fewnol am 20 mlynedd, ac yn ei adolygu’n unol â’i pholisi cadw dogfennau.
